Paragraaf Bedrijfsvoering Dienst Dommelvallei

Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Dit moet tot uiting komen in het goed bedienen van onze gemeenten en de klanten van onze gemeenten, interne en externe processen efficiënt laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming garanderen.

Het gaat om een goede dienstverlening aan de gemeenten en de burger door:

• een efficiënt werkende organisatie;
• een zorgvuldig besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
• waar mogelijk op een verantwoorde manier gebruiken van ICT-mogelijkheden;
• de beschikbaarheid van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Bij de gemeenten komen in deze paragraaf de volgende onderwerpen aan bod:

• organisatieontwikkeling;
• HRM-beleid;
• samenwerking met de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel;
• informatiebeleidsplan;
• informatievoorziening;
• planning en control;
• huisvesting;
• kengetallen.

Een aantal van deze onderwerpen is door de deelnemende gemeenten opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Er zijn vanuit de dienst 2 perspectieven op het begrip bedrijfsvoering:

1. Het primaire proces van de dienst is het leveren van ondersteuning aan de bedrijfsvoering van de deelnemende gemeenten. Die ondersteuning wordt beschreven in het programma Bedrijfsvoering voor de Dommelvallei-organisaties.
2. De bedrijfsvoering voor de dienst zelf wordt beschreven in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Corona
Op het moment dat het algemeen bestuur deze jaarstukken 2019 vaststelt (7 april 2020) is er sprake van een wereldwijde crisis door het coronavirus (COVID-19). Voor onze medewerkers geldt dat zij de maatregelen die op landelijk niveau getroffen worden volgen, om de verspreiding van het coronavirus zo veel mogelijk te beperken. Concreet betekent dat zoveel als mogelijk thuiswerken. Met behulp van de bestaande IT-mogelijkheden en een versnelde invoer van een veilige tool voor video-conferences lukt dit nagenoeg voor alle medewerkers. Vanwege systeemeisen en privacyrichtlijnen werken enkele medewerkers niet vanuit thuis. Op locatie zijn zij gehouden aan het gedragsprotocol.
Er is een actueel calamiteitenplan. Daarnaast is inzichtelijk gemaakt welke processen cruciaal zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en hoe te handelen als er een stijging in het ziekteverzuim van medewerkers ontstaat. Via een dagstart neemt het MT de actuele operationele stand van zaken met elkaar door. Voor de korte termijn zijn ook keuzes gemaakt om projecten stil te zetten of te vertragen.

HRM-beleid
In 2019 is besloten de verdere ontwikkeling van het HRM beleid te koppelen aan de gemeentespecifieke organisatie-ontwikkeltrajecten en het samen optrekken in de ontwikkeling niet meer als primair doel te stellen, en zelfs los te laten. Voor onze organisatie zijn in 2019 de speerpunten de eigen verantwoordelijkheid en het persoonlijk leiderschap van de individuele werknemer. We zijn gestart met het daarop inrichten van de HR-instrumenten.

In 2019 staan de ontwikkeling van een vernieuwde gesprekscyclus in het kader van het nieuwe beoordelen, de vitaliteit van onze organisatie en medewerkers en het verder professionaliseren van het projectmatig werken centraal.

Vernieuwing methodiek gesprekscyclus
De huidige gesprekscyclus past niet meer bij onze bedrijfsvoering en de wensen en behoeftes van de medewerkers. Vanuit de medewerkers is input gegeven voor de wensen en eisen en voorwaarden van een nieuwe methodiek. Daarna is een co-creatie team aan de slag gegaan met het benoemen van uitgangspunten en het ontwerp. Eigenaarschap, focus op sterke punten en groei van medewerkers en organisatie staan daarin voorop. Verdere uitrol en implementatie vinden plaats in 2020.

Vitaliteit
In 2019 is er veel aandacht voor vitaliteit.
De resultaten uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) geven aan dat er een verband is tussen werkdruk, herstel na werk en vitaliteit. Onder andere tijdens medewerkersbijeenkomsten zijn medewerkers gevraagd om aan te geven wat volgens hen zou bijdragen aan vitaliteit. Vanuit een werkgroep zijn vervolgens verschillende initiatieven en concrete acties uitgewerkt, zoals de vervanging van oude bureaus door sta-zit werkplekken, het regelmatig verstrekken van fruit en de toevoeging van het sportabonnement als doel binnen het Individueel Keuze Budget wordt nader onderzocht. Het thema vitaliteit wordt tevens een facultatief onderdeel van de gesprekscyclus. Tot slot is een pilot voor een stoelmassage op de werkvloer uitgewerkt die in het 1e kwartaal 2020 is gestart. Stoelmassages dragen bij aan de verlichting van werkstress, het verhogen van productiviteit en het voorkomen van ziekteverzuim.

Projectmatig werken
De laatste jaren zien we een forse toename in het aantal projecten dat onder begeleiding van Dienst Dommelvallei wordt uitgevoerd. Denk hierbij aan de projectenkalender van het informatiebeleidsplan en het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering en de ontwikkelagenda van de afdeling financiën. In 2019 is gestart met een ontwikkeltraject om het projectmatig werken verder te professionaliseren. Onder andere door een incompany training voor projectleiders te organiseren. Daarnaast is voor het vaststellen en beleggen van de rol van opdrachtgever een aparte training georganiseerd. Voor het slagen van een project is het van belang alle rollen goed te beleggen. Naast het trainen van mensen is het van belang om te komen tot een goede organisatorische borging (mensen, middelen, tijd) van het projectmatig werken. Dit traject loopt door in 2020.

ARBO 
Het ARBO-jaarplan voor onze organisatie is vastgesteld. Ook is in 2019 het protocol Veilige Publieke Taak (VPT, voorheen: protocol agressie en geweld) voor onze organisatie vastgesteld. In overleg met de gemeenten wordt in 2020 het beleid geactualiseerd. Ontwikkelingen, onder andere op het terrein van handhaving en ondermijning, vragen om een verdere actualisatie van de protocollen VPT.

Klachten van inwoners
In 2019 zijn 9 klachten binnen gekomen. 2 klachten zijn ongegrond verklaard en 2 klachten zijn nog in behandeling. De overige 5 klachten zijn gegrond verklaard.

Vertrouwenspersoon
De Vertrouwenspersonen Ongewenste Omgangsvormen (VPO) en Integriteit (VPI) hebben in 2019 2 meldingen ontvangen. Met beide melders zijn individueel enkele gesprekken gevoerd. De vertrouwenspersonen voeren regulier overleg met de directeur.

Managementinformatie inhuur derden
Er is behoefte aan meer inzicht in het proces van inhuur derden. Om dit te realiseren hebben we de module externe medewerkers ingericht in het HRM systeem en het inlichtingenformulier voor inhuur aangepast. Verdere inrichting loopt door in 2020, o.a. de invoering van de financiële gegevens en de realisatie van managementrapportages.

Peildatum kengetallen: 31 december 2019

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Formatie

De toegestane formatie is met bijna 4 fte toegenomen.

Gemiddelde leeftijd