In onderstaande tabellen zijn de lopende projecten/investeringen weergegeven die een waarde vertegenwoordigen van meer dan € 10.000,-. Deze projecten zijn goedgekeurd door het MT/DOD.
In onderstaande lijst staan dus niet alle projecten die in het IBP benoemd waren maar alleen de gevoteerde projecten. Er is een onderscheid gemaakt tussen projecten die volledig ten laste van de exploitatie komen en projecten die als investering geactiveerd worden. Per project wordt aangegeven of dit wel of niet mag worden afgesloten.
| Nr. | Projecten | Beschikbaar gesteld budget | Gerealiseerd t/m 31-12-2019 | Restant | Exploitatie |
|---|---|---|---|---|---|
| 41601 | Akten burgerlijke stand | 48.000 | 52.142 | -4.142 | Exploitatie |
| Voortgang De akten van de Burgerlijke Stand van de gemeente Geldrop-Mierlo zijn gedigitaliseerd. Door een hoger aantal te scannen documenten dan was voorzien heeft het budget een beperkte overschrijding. De stuurgroep heeft besloten dat de digitale akten worden geïmporteerd in het nieuwe zaaksysteem. Tot die tijd zijn de akten digitaal te gebruiken vanaf het netwerk. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 41602 | Digitaliseren bouwvergunningen | 81.500 | 66.633 | 14.867 | Exploitatie |
| De bouwdossiers t/m 1989 van de 3 gemeenten zijn beschikbaar voor digitale inzage door burgers en medewerkers. De digitale bestanden zijn overhandigd aan het RHCe voor opname in het e-depot. Het RHCe moet de digitale dossiers nog controleren met een steekproef. Hier kunnen herstelwerkzaamheden uit voortvloeien. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 41851 | Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering - inhuur | 443.712 | 425.316 | 18.396 | Exploitatie |
| Voortgang Op dit budget wordt de inhuur van de programmamanager en de functioneel beheerders verantwoord. Financiële verantwoording We zijn binnen de begrote uren en budgetten gebleven voor 2019 voor programmamanagement en functioneel beheerder. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 41852 | Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering - communicatie | 20.000 | 14.069 | 5.931 | Exploitatie |
| Voortgang Voor de uitvoering van diverse communicatie activiteiten in de 4 organisaties worden communicatiemiddelen, zoals kick-off bijeenkomsten en een infographic ingezet. Na de peildatum van deze rapportage is in de stuurgroep van het programma besloten om het budget te verhogen naar € 20.000,-. De budgetverhoging dekken we uit de budgetten van het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering. Financiële verantwoording Het gros van de communicatiekosten hebben we gehad in 2019. Het restantbudget is nodig in 2020. Communicatie is onontbeerlijk voor de benodigde organisatieverandering. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 41901 | Digitalisering bouw- en milieuvergunningen | 7.750 | 7.713 | 37 | Exploitatie |
| Voortgang Dit project heeft als doel het digitaliseren van de bouwvergunningen van 1990 t/m 2010 en het digitaliseren van de actuele milieuvergunningen van de 3 gemeenten. In een aanbesteding wordt het schonen, ordenen en het scannen van de dossiers aanbesteed. De voorbereiding van de aanbesteding is gestart in het 3e kwartaal van 2019. De afronding van het project wordt verwacht in het 4e kwartaal van 2022. Financiële verantwoording Jaarlijks wordt er voor dit project budget beschikbaar gesteld. Het project kan niet worden afgesloten. |
| Nr. | Projecten | Beschikbaar gesteld budget | Gerealiseerd t/m 31-12-2019 | Restant | Investering |
|---|---|---|---|---|---|
| 71704 | Dashboard 3D Monitor Sociaal Domein | 51.180 | 39.519 | 11.661 | Investering |
| Voortgang Dit project heeft als doel beter zicht te krijgen op bedrijfsprocessen en sturingsinformatie te genereren voor de CMD’s van de 3 gemeenten. De monitor is opgeleverd voor de gemeenten Son en Breugel en Nuenen. De monitor wordt op dit moment geïmplementeerd voor de gemeente Geldrop-Mierlo. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71709 | Vervangen netwerk switches | 120.000 | 119.716 | 284 | Investering |
| Voortgang Het project heeft tot doel de netwerkapparatuur up-to-date te brengen met voldoende capaciteit voor de komende jaren. Om de beheerslasten te minimaliseren wordt er gestandaardiseerd op de apparatuur. Alle switches zijn vervangen. Financiële verantwoording Is binnen projectbudget gebleven. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71801 | Harmonisatie belastingapplicatie | 143.144 | 119.872 | 23.272 | Investering |
| Voortgang De meeste onderdelen van het nieuwe belastingensysteem zijn in gebruik genomen. In de 1e helft van 2020 worden nog enkele koppelingen gerealiseerd. Afronding van het project is gepland in het 2e kwartaal van 2020. Financiële verantwoording We verwachten een overschrijding van € 25.000,-. We onderzoeken of we dit binnen het geheel van de IBP-projecten kunnen opvangen en rapporteren hierover aan het DOD. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 71803 | Harmonisatie BAG applicaties | 62.000 | 17.812 | 44.188 | Investering |
| Voortgang Na een aanbesteding is in het 3e kwartaal de implementatie van een nieuwe BAG-applicatie voor 3 gemeenten gestart. In december is de applicatie in productie genomen. Begin 2020 worden nog koppelingen geïmplementeerd. Daarna volgen afbouwacties van de oude omgeving. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 71807 | Implementatie P&C-rapportagesoftware (nieuwe boekwerkgenerator) | 22.016 | 22.338 | -322 | Investering |
| Voortgang De nieuwe rapportagesoftware is geïmplementeerd en wordt gebruikt. In de eindevaluatie met de leverancier is aangegeven dat we nog niet op alle onderdelen tevreden zijn. Hierop zijn door de leverancier verbeteringen doorgevoerd. Daarna is decharge verleend en is de aanbesteding formeel afgerond. Financiële verantwoording De aanbesteding plus de daarbij behorende implementatie is nagenoeg binnen het geraamde budget uitgevoerd. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71809 | Verbeteren integraal werken sociaal domein. | 46.636 | 51.743 | -5.107 | Investering |
| Voortgang De huidige Centric Suite software sociaal domein is uitgebreid voor de gemeenten Nuenen en Son en Breugel. De implementatie is nagenoeg afgerond. Na het oplossen van een aantal issues kunnen we het systeem in gebruik nemen. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71810 | Applicatie: beheer openbare ruimte (BOR) | 27.900 | 27.900 | 0 | Investering |
| Voortgang De inkoop en implementatie is afgerond. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71811 | Websites en intranetten | 90.000 | 37.569 | 52.431 | Investering |
| Voortgang In het 2e kwartaal is de Europese aanbesteding voor de nieuwe websites en intranetten afgerond. In november is het social intranet voor 4 organisaties en de sites van gemeente Geldrop-Mierlo en Dienst Dommelvallei live gegaan. In oktober is de implementatie van de sites van gemeenten Nuenen en Son en Breugel van start gegaan. Livegang is gepland eind maart 2020 Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 71812 | Gisviewer | 23.560 | 21.625 | 1.935 | Investering |
| Voortgang De implementatie van de Gisviewer voor gemeente Geldrop-Mierlo is afgerond. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71813 | Upgrade Oracle | 46.247 | 41.577 | 4.670 | Investering |
| Voortgang De upgrade van de databases en applicaties naar de nieuwe versie van Oracle is afgerond. Financiële verantwoording De inhuur van externe partijen was minder nodig dan vooraf ingeschat. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71814 | BGT | 50.000 | 22.962 | 27.038 | Investering |
| Voortgang Er is voor 3 gemeenten BGT software ingekocht. De applicatie is in gebruik genomen medio 2019. Er wordt nog een koppeling gerealiseerd in kwartaal 1 2020 Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 71850 | Inhuur projectleiding programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering | 245.000 | 260.722 | -15.722 | Investering |
| Voortgang Voor de uitvoering van het programma zijn projectleiders ingezet. Totaal is er ongeveer 2 fte aan projectleiders capaciteit aanwezig. Deze capaciteit wordt gedeeltelijk ingehuurd, gedeeltelijk ingevuld door een interne medewerker. Financiële verantwoording Voor de uitvoering van de diverse projecten binnen het programma is ook projectleiding nodig in 2020. De kosten zijn hoger dan begroot omdat we geen geschikte interne kandidaten hebben en externen hebben ingehuurd die ondanks bijgestelde tarieven, duurder zijn dan interne medewerkers. Voor 2020 blijft projectleiding nodig om de projecten uit te voeren. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 71851 | Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering - PoC | 34.857 | 8.656 | 26.201 | Investering |
| Voortgang Dit project bestaat uit 2 deelprojecten te weten, de PoC (Proof of Concept en de technisch implementatie). De PoC is als deelproject succesvol afgerond in mei 2019 en technische implementatie loopt nog door. Financiële verantwoording De technische implementatie is nog niet afgerond door diverse issues. Het 2e deelproject zal in 2020 worden afgerond. We verwachten geen financiële afwijkingen op dit project. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 71852 | Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering - implementatie Djuma | 107.440 | 100.832 | 6.608 | Investering |
| Voortgang In juni 2019 is de technische implementatie gestart. In deze fase worden alle productie- en testomgevingen klaargezet. Bij afronding is Djuma technisch geïmplementeerd inclusief alle afgesproken koppelvlakken. Financiële verantwoording De software is geïnstalleerd maar nog niet geaccepteerd omdat er nog diverse issues zijn. In 2020 zullen deze issues opgelost worden. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 71853 | Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering - scanstraat | 33.015 | 33.015 | 0 | Investering |
| Voortgang Voor de uitvoering van de werkzaamheden is besloten dat er gewerkt gaat worden met een centrale postregistratie, aangestuurd door IDV. Het programma van eisen voor de scanners is vastgesteld en de opdracht voor het leveren van de scanners (hard- en software) is uitgevoerd en opgeleverd. Financiële verantwoording De oplevering heeft conform PvE plaatsgevonden en de daarbij behorende financiële betalingen. De eenmalige kosten zijn betaald. De jaarlijkse verlichtingen zijn gestart. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71854 | Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering - organisatorische implementatie | 112.000 | 58.853 | 53.147 | Investering |
| Voortgang In augustus 2019 is het projectvoorstel voor de implementatie vastgesteld en goedgekeurd door de stuurgroep. De implementatie is in volle gang. De eerste groepen processen zijn live. In sprints van 4 weken worden processen opgepakt en live gebracht en de 4 organisaties worden meegenomen in de verandering en de andere manier van werken. Het uitgangspunt is dat alle externe processen eind 2020 opgepakt zijn. Financiële verantwoording De kosten voor dit project liggen in het eerste half jaar van de start van dit project. De kosten zijn conform planning en lopen door in 2020. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 71901 | Peutermonitor | 18.978 | 18.978 | 0 | Investering |
| Voortgang Als gevolg van de subsidiëring van verschillende kinderopvangorganisaties die het aanbod voorschoolse educatie voor de gemeente uitvoeren moeten de gemeente en de kinderopvangorganisaties gegevens uitwisselen. In de huidige situatie is het lastig deze gegevens te valideren en efficiënt te verwerken. De Peutermonitor voorziet hierin met een veilige methode om tot een afrekening van subsidies te komen en tevens gewenste inzichten in het (non)bereik van peuters te faciliteren. De Peutermonitor is in gebruik genomen. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71902 | Uitbreiding geheugen servers | 22.000 | 21.921 | 79 | Investering |
| Voortgang De beschikbare geheugencapaciteit in de fysieke servers is te gering. Om de continuïteit van de ICT omgeving te blijven garanderen heeft er een uitbreiding van het geheugen plaats gevonden. Financiële verantwoording Is binnen het projectbudget gebleven. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71903 | Uitbreiding opslagvoorziening | 85.000 | 83.046 | 1.954 | Investering |
| Voortgang Voor de opslag van alle data hebben we een centrale opslagvoorziening. Hierop worden e-mails, documenten, data uit applicaties, databases en dergelijke opgeslagen. De toename van de hoeveelheid data gaat weer sneller dan verwacht. Ook is het percentage datacompressie lager dan verwacht. Hierdoor is een uitbreiding van de opslagvoorziening nodig. Deze uitbreiding heeft plaatsgevonden. Financiële verantwoording De inkoop van de hardware is iets meegevallen door lagere inkoopprijzen. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71904 | TIM | 22.353 | 22.575 | -222 | Investering |
| Voortgang Vanaf 1 augustus maken de medewerkers van gemeente Geldrop - Mierlo (net als de medewerkers van gemeenten Nuenen, Son en Breugel en Dienst Dommelvallei) gebruik van TimEnterprise voor het registreren van werkuren en verlof en het registreren van uren op producten en taakvelden. De implementatie is afgerond. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71905 | Upgrade Windows 7 en Office 2010 | 71.000 | 51.264 | 19.736 | Investering |
| Voortgang De upgrade naar Windows 10 en Office 2016 is in volle gang. De oplevering vindt plaats in het 1e en 2e kwartaal 2020. Financiële verantwoording Project loopt nog. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 71907 | Oribi identiteitsherkenning | 38.590 | 31.705 | 6.885 | Investering |
| Voortgang Om identiteitsfraude te voorkomen zetten we in gemeenten Nuenen en Son en Breugel software in om volledig geautomatiseerde controle van identiteitsdocumenten uit te voeren. (Gemeente Geldrop - Mierlo gebruikt deze software sinds 2014). Implementatie is afgerond in het 4e kwartaal. Het project kan wel worden afgesloten. | |||||
| 71908 | Vernieuwing gegevensuitwisseling | 20.000 | 20.633 | -633 | Investering |
| Voortgang In het project gegevensuitwisseling kopen we in en implementeren we software voor gegevensdistributie en gegevensuitwisseling. Er is een projectleider ingehuurd. Afronding van het project is gepland voor het 4e kwartaal 2020. Het project kan niet worden afgesloten. | |||||
| 71909 | Vervanging UPS | 16.536 | 16.536 | 0 | Investering |
| Voortgang De noodstroomvoorziening in de serverruimte van het gemeentehuis in Geldrop - Mierlo is vervangen. Financiële verantwoording Het project is binnen projectbudget gebleven. Het project kan wel worden afgesloten. |