Programma 1: Bedrijfsvoering voor Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel

Reguliere activiteiten

De onderdelen die bij Dienst Dommelvallei zijn ondergebracht zijn personeel & organisatie (P&O), Kwaliteit & Control (K&C), Interne Dienstverlening, Informatievoorziening (IV) en Financiën (voor 3 gemeenten) en Werk & Inkomen (W&I) en het KlantContactCentrum (KCC) (incl. Burgerzaken) voor Nuenen en Son en Breugel. Daarnaast zijn bepaalde functies ondergebracht in de staf.

Het merendeel van de beschikbare capaciteit en middelen binnen Dienst Dommelvallei wordt ingezet om reguliere taken uit te voeren. Deze werkzaamheden vormen de basis van de dienstverlening en staan direct ten dienste van de aangesloten gemeenten. De reguliere werkzaamheden zorgen voor continuïteit, stabiliteit en betrouwbare ondersteuning van de gemeentelijke processen, o.a. richting inwoners en bedrijven. Zij vormen daarmee het fundament van de dienstverlening van Dienst Dommelvallei aan de partnergemeenten. Waar de reguliere werkzaamheden gericht zijn op het waarborgen van de dagelijkse dienstverlening aan de gemeenten, richten de verderop in het programma beschreven ontwikkel- en verandertrajecten zich op het verder ontwikkelen, vernieuwen en toekomstbestendig maken van de organisatie en de dienstverlening.

Binnen de staf zijn diverse onderdelen samengebracht. De twee controllers adviseren gevraagd en ongevraagd over de bedrijfsvoering van de 4 organisaties, zowel met betrekking tot kwaliteit en processen als ten aanzien van financiën. Ook is het contact met de accountant hier belegd. Binnen de staf is daarnaast de interne communicatie belegd, die zorgt dat de  gemeenten goed op de hoogte worden gehouden van alles waar Dienst Dommelvallei mee bezig is.

Het team P&O (HRM) richt zich op de ondersteuning, advisering en doorontwikkeling in personeelsmanagement. Hiertoe worden instrumenten ontworpen, geïmplementeerd en onderhouden die daaraan duurzaam bijdragen, zoals strategische personeelsplanning, verzuimmanagement, vitaliteitsbeleid en leren & ontwikkelen. Daarnaast verzorgen we werving & selectie, een correcte personeels- en salarisadministratie en advisering & begeleiding bij casuïstiek en personeelsvraagstukken. Daarmee draagt team P&O (HRM) bij aan het aantrekken, behouden & ontwikkelen van het menselijk kapitaal en de organisatieontwikkeling van de partnergemeenten.

Het team K&C heeft als focus kwaliteitsborging, -verbetering en procesoptimalisatie én controleert of processen verlopen zoals wet- en regelgeving en/of interne beleidsdocumenten voorschrijven en adviseert hierin. Daarnaast wordt gewerkt aan het opvolgen van de aanbevelingen van de accountant en het opleveren van managementinformatie. Het toetsen op wet- en (interne) regelgeving gebeurt middels het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle. Daarnaast adviseert het team over verzekeringen en schades en worden risico's in kaart gebracht en beheersmaatregelen voorgesteld. Tevens wordt vanuit dit team geadviseerd over privacy- en gegevensbeschermingsvraagstukken en over informatiebeveiliging (ENSIA).

Interne dienstverlening richt zich met name op Dienst Dommelvallei zelf en de facilitaire- en managementondersteuningsvraagstukken die zich in een organisatie voordoen in de ondersteuning van collega's en het management.

Het team IV richt zich op data- en informatieverwerking en de ontsluiting van data. Zij ondersteunen en adviseren de gemeenten in de ontwikkeling en in het beheer van de informatiehuishouding. Het gaat dan onder andere over je werkplek (hardware), maar ook over alle systemen en applicaties benodigd om inwoners en bedrijven te bedienen én alle interne applicaties (software). Veelal gebeurt dit projectmatig. Te denken valt dan bijvoorbeeld aan project implementatie Microsoft 365 en de vervanging van de laptops. Onderdeel van het team IV is ook informatiedienstverlening met taken op het gebied van beheer en archivering van informatie.

Het team financiën verzorgt alle financiële basisprocessen (boeken, betalen, ontvangen) en alles wat daarbij komt kijken: van het afsluiten van een lening tot het betalen van facturen en van het verzorgen van alle belastingaangiftes tot het invorderen van openstaande posten. Daarnaast adviseert het de gemeenten op het gebied van de P&C-cyclus en coördineert de P&C-producten. Strategisch wordt mee nagedacht over financiële keuzes richting de lange termijn en wordt gezorgd voor een juiste toepassing van wet- en regelgeving op het gebied van financiën.

Het team W&I voert voor de gemeenten Son en Breugel en Nuenen wettelijke taken uit gericht op het ondersteunen van inwoners bij inkomen, werk en inburgering. Deze taken komen onder andere voort uit de Wet Inburgering en de Participatiewet. De ondersteuning is gericht op het bieden van bestaanszekerheid en het versterken van zelfredzaamheid van inwoners. Het team draagt bij aan economische zelfstandigheid, maatschappelijke participatie en integratie. De taken van het team zijn uitvoerend, ondersteunend en adviserend van aard.

Het team KCC is het eerste aanspreekpunt voor inwoners, bedrijven en instellingen van gemeente Nuenen en Son en Breugel. Zij beantwoorden alle vragen die binnenkomen via telefoon, e-mail en fysiek aan de balies. De medewerkers van de backoffice verwerken alle aanvragen. Daarnaast wordt de dienstverlening gemonitord en ontwikkeld via de gemeentelijke websites.

Zoals aangegeven betreffen de reguliere taken het overgrote merendeel van de taken die Dienst Dommelvallei uitvoert. In onderstaande tabel staan op hoofdlijnen de reguliere taken per onderdeel nogmaals beknopt in een tabel weergegeven:

Strategische ontwikkeling informatievoorziening, informatiebeheer en informatiebeveiliging

Op het gebied van informatievoorziening, informatiebeheer en informatiebeveiliging wordt steeds meer verwacht van gemeenten vanuit (nieuwe) wetgeving én vanuit de veranderende samenleving. Als voorbereiding op de gemeentelijke kadernota's voor 2027 worden voor zowel informatievoorziening als informatieveiligheid (cybersecurity) beleidsplannen geschreven en scenario's in kaart gebracht. De vier Dommelvallei-organisaties bekijken samen deze grote vraagstukken en hoe hiermee om te gaan richting de toekomst. In de loop van 2026 worden alle Dommelvallei-organisaties hierin meegenomen om samen de ambitie, de risicoacceptatie en het bijbehorende scenario te bepalen. De consequenties van het gekozen scenario zullen in de kadernota's/ begrotingen 2027 van de Dommelvallei-gemeenten en de 1e begrotingswijziging 2027 van Dienst Dommelvallei worden opgenomen.

Een aantal inspanningen kunnen binnen de huidige meerjarenbegroting 2027-2030 worden opgestart. Deze staan hieronder gerangschikt onder de strategische veranderopgaven.

Strategische veranderopgaven

De 7 strategische doelen/ veranderopgaven uit het Bedrijfsplan 2.0 zijn hieronder uitgewerkt.  Onder ‘wat willen we bereiken’ zijn per veranderopgave (een aantal) verbeterdoelen beschreven. Onder ‘wat gaan we daarvoor doen’ staan de inspanningen die in het betreffende begrotingsjaar op de planning staan om het verbeterdoel uiteindelijk te realiseren en bij te dragen aan de veranderopgave. 

1. Medewerker centraal

Door te investeren in werkgeluk en goed werkgeverschap versterkt Dienst Dommelvallei de kwaliteit en continuïteit. Gemotiveerde en betrokken medewerkers, zowel binnen Dienst Dommelvallei als bij de partnergemeenten, leveren stabielere dienstverlening aan partners, inwoners en bedrijven. Ze vallen minder snel uit en leveren een hogere productiviteit. Dit draagt direct bij aan een betrouwbare uitvoering van gemeentelijke taken.

Wat willen we bereiken richting 2030?

• Werkgeluk: In 2030 scoort Dienst Dommelvallei op werkgeluk gemiddeld een 7,5.
• Goed werkgeverschap: In 2030 is er binnen Dienst Dommelvallei een organisatiecultuur en HR-inrichting die aansluit op de visie in het bedrijfsplan 2.0.

Wat gaan we hiervoor doen in 2027?

• Dienst Dommelvallei is gehuisvest in een (nieuwe) locatie geschikt om prettig te werken, met de bijbehorende faciliteiten en een goed (arbo) werkklimaat.
• Selectie van een methode ten behoeve van het meten van medewerkerstevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en werkgeluk.
• Een vervolg geven aan de in 2026 in samenwerking binnen de Dommelvallei-organisaties gestarte HR-thema's 'leren & ontwikkelen', 'functiehandboek en -waardering', 'E-HRM systeem' en 'digitaal IDU-proces (In-, Door-, Uitstroom).
• Op basis van het Strategisch HRM-plan met bijbehorende HR-paraplu, worden in samenwerking binnen de Dommelvallei-organisaties voorgaande HR-thema's opgestart.

2. Inzet van innovatie

De inzet van innovatie oplossingen en betrouwbare stuurinformatie leidt tot een meer betrouwbare en efficiëntere ondersteuning, zowel vanuit Dienst Dommelvallei naar de partnergemeenten als binnen de partnergemeenten zelf. Gemeenten kunnen efficiënter werken als processen en informatie beter zijn georganiseerd en digitaal worden ondersteund. Hierdoor komt er beleids- en uitvoeringscapaciteit vrij voor betere dienstverlening richting de inwoners en bedrijven.

Wat willen we bereiken richting 2030?

• Efficiënter werken: In 2030 werken we efficiënter door de optimale implementatie en inzet van Microsoft 365 binnen de Dommelvallei-organisaties.
• Slim inzetten van mensen en middelen: Dienst Dommelvallei presenteert aantoonbaar betrouwbare stuurinformatie aan zichzelf en haar partners en automatiseert/robotiseert waar mogelijk. 

Wat gaan we hiervoor doen in 2027?

• Op basis van het in gezamenlijkheid gekozen scenario voor informatievoorziening, informatiebeheer en informatiebeveiliging:
  • Een vervolg geven aan de implementatie en adoptie van Microsoft 365 binnen de vier Dommelvallei-organisaties.
    • Zorgen voor een juiste mate van functioneel beheer van de nieuwe Microsoft 365 applicaties.
    • Migratie van de lokale netwerkschijven naar Teams als onderdeel van de Microsoft 365 implementatie.
    • Implementatie van PowerBI in Microsoft 365 en breder gebruik van PowerBI-dashboards binnen de Dommelvallei-organisaties.
  • Er is binnen Dienst Dommelvallei een dataplatform/ datawarehouse (DWH) gerealiseerd waarop minimaal het financiële- en personele systeem zijn aangesloten.
  • Voor het optimale gebruik van het dataplatform wordt onderzocht wat nodig is t.a.v. beheer, analyse en architectuur.
• Het nieuwe financiële systeem is volledig geïmplementeerd en processen die via dit systeem verlopen zijn verbeterd.
• Vanuit het nieuwe financiële systeem wordt managementinformatie ontsloten via het dataplatform.

Alleen voor Nuenen en Son en Breugel:

3. Samenwerking & partnerschap

Een geïntegreerde aanpak binnen Dienst Dommelvallei én tussen Dienst Dommelvallei en de partnergemeenten, waarbij beleid en uitvoering beter op elkaar aansluiten, leidt tot een efficiëntere realisatie van de (gezamenlijke) doelen. Door intensieve samenwerking en het delen van kennis, middelen en ervaringen, wordt de kwaliteit en de continuïteit van de dienstverlening richting inwoners en bedrijven verbeterd.

Wat willen we bereiken richting 2030?

• Integrale samenwerking 4 organisaties: Dienst Dommelvallei houdt in zowel initiatieven, processen als invulling van de functies in de samenwerking vast aan het credo 'van, voor en door' Dienst Dommelvallei en de partnergemeenten.

Wat gaan we hiervoor doen in 2027?

• De voortgang van de inspanningen uit het veranderplan van Dienst Dommelvallei worden afgestemd met de partnergemeenten. Dit helpt bij het verder brengen van vraagstukken op proces en inhoud.
• Voor de begroting van 2028 van Dienst Dommelvallei zijn de doelen voorafgaand aan het opstellen van de begroting van Dienst Dommelvallei beter afgestemd met de Dommelvallei-gemeenten.
• De doelen in de begroting 2028 van de Dommelvallei-gemeenten die betrekking hebben op Dienst Dommelvallei of waar Dienst Dommelvallei een rol in heeft, sluiten aan bij de doelen uit de begroting van Dienst Dommelvallei.

Alleen voor Nuenen en Son en Breugel:

• In 2027 werken we volgens de nieuwe koers samen met WSD en benutten we de dienstverlening van het Regionaal Werkcentrum Zuidoost-Brabant voor een sterke ondersteuning van werkzoekenden, werkgevers en inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt.

4. Procesoptimalisatie

De Dommelvallei-organisaties hebben voordeel van consistente en transparante processen. Dit zorgt voor een betrouwbare uitvoering. Tegelijk dragen harmonisatie en digitalisering van processen bij aan betere samenwerking en minder kwetsbaarheid tussen de vier Dommelvallei-organisaties.

Wat willen we bereiken richting 2030?

• Verbetering en harmonisering in processen: We gaan voor zo optimaal mogelijke processen binnen Dienst Dommelvallei, die waar mogelijk worden geharmoniseerd tussen de Dommelvallei-organisaties. Hierbij worden gemeenten vooraf actief betrokken.

Wat gaan we hiervoor doen in 2027?

• Op basis van de prioritering volgend uit de impactanalyse worden processen binnen Dienst Dommelvallei aangepakt en opnieuw beschreven. Verbeteringen per proces worden geïmplementeerd o.b.v. een bijbehorend plan van aanpak.
• Doorontwikkeling van het digitale in-dienst, doorstroom- en uit-dienst (IDU-) proces in relatie tot het E-HRM systeem en andere informatievoorzieningsapplicaties.
• Vaststellen geharmoniseerde en vernieuwde nota reserves en voorzieningen én nota activering en waardering van de Dommelvallei-gemeenten.
• De eerste aanzet tot duidelijkheid welke processen geharmoniseerd kunnen worden binnen de Dommelvallei-organisaties en voor welke processen hiermee de grootste verbeterslagen gemaakt kunnen worden.

Alleen voor Nuenen en Son en Breugel:

• Automatiseren van minimaregelingen en inkomensverrekening bij bijstand, om de uitvoeringslast structureel te verminderen.

5. Borging mensen/ processen/ systemen

De Dommelvallei-organisaties profiteren van een stabiele en betrouwbare ondersteuning doordat kritieke functies en processen vervangbaar en robuust zijn ingericht. Dit verkleint operationele risico’s en waarborgt continuïteit, ook bij personele wisselingen of verstoringen. Daarnaast draagt een lerende organisatie met structurele kennisontwikkeling en een goed beheer van systemen bij aan duurzame kwaliteit en efficiency van de vier Dommelvallei-organisaties.

Wat willen we bereiken richting 2030?

• Bedrijfscontinuïteit waarborgen: De continuïteit van Dienst Dommelvallei is geborgd door realisatie van vervangbaarheid bij 80% van de functie(s).

Wat gaan we hiervoor doen in 2027?

• Na de (opstart van de) implementatie van het project HR21 (het functieboek) in de Dommelvallei-organisaties worden 'eenpittersfuncties' binnen Dienst Dommelvallei geanalyseerd op vervangbaarheid vanuit de functie. Hierna worden vanuit functieprofielen binnen Dienst Dommelvallei back-up's ingericht.
• In het verlengde van het thema 'leren & ontwikkelen' wordt een cultuur van 'een lerende organisatie met permanente educatie' ontwikkeld.
• Op basis van het gekozen scenario voor informatievoorziening, informatiebeheer en informatiebeveiliging worden de uitkomsten van het onderzoek naar aanleiding van de ENSIA rapportage 2025 op het vlak van functioneel beheer geïmplementeerd.

6. Kwaliteit en resultaatgerichtheid

Beter georganiseerde en overzichtelijke contracten, processen en beleidskaders vergroten de betrouwbaarheid en efficiency van de bedrijfsvoering. Dit biedt grip op uitvoering, helpt bij het behalen van (gezamenlijke) doelstellingen en vermindert risico’s, fouten of het niet voldoen aan wetgeving. Daarnaast versterkt het integrale karakter de samenhang tussen disciplines, waardoor (bestuurs-, raads- en college) voorstellen en -besluiten breder onderbouwd en effectiever zijn.

Wat willen we bereiken richting 2030?

• Verbetering contractmanagement: Contractmanagement is volledig effectief en efficiënt ingericht bij Dienst Dommelvallei en haar partnergemeenten.
• Effectiever werken: De nieuw geformuleerde verbeterdoelen worden grotendeels behaald en we hebben een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) met daarin opgenomen álle geldende beleidsnota's en (kritische) processen.
• Voldoen aan wet- en regelgeving: We blijven voldoen aan geldende wet- en regelgeving, met nadrukkelijke aandacht voor het updaten van beleidskaders en op orde houden van kennis bij medewerkers.
• Meer integraal adviseren: We werken toe naar een praktijk waarin integraal adviseren meer vanzelfsprekend is en voorstellen integraal worden beoordeeld, met aandacht voor alle relevante (bedrijfsvoerings)disciplines (zoals financiën, HR, privacy, informatiebeveiliging, fiscaliteit, juridische zaken, communicatie).

Wat gaan we hiervoor doen in 2027?

• Een plan maken tot het juist registreren en opnemen van alle lopende contracten binnen de Dommelvallei-organisaties.
• Een plan ontwikkelen waarin wordt beschreven op welke manier binnen de Dommelvallei-organisaties contracten worden gemanaged en hoe hierop wordt gestuurd, ook in relatie tot strategische aanbestedingen.
• We bieden alle bestuurders van de Dommelvallei organisaties een training aan die voldoet aan de Cyberbeveiligingswet.
• De aanbevelingen uit het Tax Control Framework, dat is opgesteld voor de beheersing van fiscale risico's binnen de Dommelvallei-organisaties, worden geprioriteerd opgepakt. De eerste beheersmaatregelen uit het Tax Control Framework zijn ingebed in de reguliere processen.
• De business partners zorgen voor een systematiek/cultuur waarin opstellers/schrijvers van college- en/of raadsvoorstellen bij de Dommelvallei-gemeenten alle relevante advies-disciplines meenemen bij het opstellen van een voorstel en zorgen dat de juiste adviseurs worden betrokken in de advisering.

Alleen voor Nuenen en Son en Breugel:

• Borgen van de verbeteringen uit de Participatiewet in Balans waardoor de dienstverlening begrijpelijker en toegankelijker is.
• We passen de uitvoering van de Participatiewet en Wet inburgering aan op het wijzigingen van de Regeling opvang ontheemden Oekraïne en de te verwachten toename van statushouders door landelijke afspraken over snellere doorstroom naar gemeenten.
• Om blijvend te kunnen groeien en ontwikkelen in kwaliteit van dienstverlening starten we in 2026 met Klanttevredenheidsonderzoek voor KCC. Op basis van deze nulmeting wordt een vervolgplan gemaakt voor klanttevredenheidsonderzoek in 2027 en verder. Verder worden uitkomsten gebruikt voor doorontwikkeling van medewerkers. 

7.  Flexibiliteit en wendbaarheid

Een wendbare organisatie kan beter inspelen op veranderingen, nieuwe uitdagingen en wensen van de gemeenten, inwoners en bedrijven. Een projectmatige aanpak versterkt de slagkracht van de vier organisaties.

Wat willen we bereiken richting 2030?

• Strategische personeelsplanning: In 2028 werken alle 4 de organisaties met een uniform model/instrument ten behoeve van Strategische Personeelsplanning (SPP).
• Eigenaarschap en autonomie medewerkers: Op basis van een eenduidige definitie is eigenaarschap en autonomie organisatiebreed zichtbaar en ervaart ten minste 80% van de medewerkers voldoende ruimte om zelfstandig en verantwoordelijk te handelen.
• Projectmatig werken: Bij nieuwe initiatieven wordt projectmatig werken toegepast in de organisatie.

Wat gaan we hiervoor doen in 2027?

• In aanloop naar Strategische Personeelsplanning (SPP) vanaf 2028 wordt in 2027 een vlootschouw van de zittende personeelspopulatie gedaan binnen iedere Dommelvallei-organisatie (een vlootschouw is een gedegen beeld van de status van de personele bezetting op dat moment; wie staat waar met welke competenties en dergelijke. Op basis van een SPP-methodiek wordt in 2028 de benodigde toekomstige bezetting daartegen afgezet en een plan opgesteld hoe daar naartoe te bewegen).
• Op basis van de evaluatie en inventarisatie bij de Dommelvallei-organisaties naar de behoefte aan projectmanagement en projectondersteuning, en de inrichting hiervan, wordt in 2027 bekeken of dit Dommelvallei-breed opgepakt kan worden.