Informatiebeleid 2021-2025

Het informatiebeleid dient als gezamenlijk richtsnoer voor de ICT-ontwikkelingen van de Dommelvallei-gemeenten voor komende jaren. We bieden het beleid begin 2e kwartaal 2021 aan aan de raden. We bereidden ons voor op het opstellen van dit beleid:

  • Om in financiële en formatieve zin te bepalen waar we staan met onze digitale infrastructuur en beheerorganisatie namen we deel aan de ICT-Benchmark gemeenten. In de benchmark werden de ICT-investeringen, exploitatiekosten en salariskosten van de totale beheerorganisatie afgezet tegen het aantal inwoners. De uitkomst van € 74,- per inwoner van de Dommelvallei-gemeenten is € 12,- lager dan het benchmarkgemiddelde. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door een lagere bezetting op de I&A-functies en financieel afgeschreven hardware.
  • In een digitale interactieve informatiebijeenkomst voor de 3 raden haalden we op welke speerpunten dit beleid zou moeten hebben.
  • Begin 2020 voerden we een verdiepingsslag uit op de talloze ICT-ambities vanuit de verschillende domeinen. We zochten daarbij naar de grote gemene delers en vertaalden deze naar de 5 belangrijkste ontwikkelingen waarop de focus zou moeten liggen: Implementatie DSO, Informatiebeveiliging, Datagedreven werken, Digitale dienstverlening en Digitale duurzaamheid.


Digitaal stelsel Omgevingswet (DSO)
Door uitstel van de omgevingswet naar 1 januari 2022 is een groot gedeelte van de implementatie van het Digitaal Stelsel Omgevingswet verschoven naar 2021. De aanbesteding van een VTH-systeem onder coördinatie van de Odzob is afgerond en de implementatie is gestart. Het streven is dit systeem op 1 mei 2021 op basis van de huidige wetgeving in productie te nemen inclusief koppeling met het zaaksysteem. Later volgt nog een implementatie op basis van de omgevingswet. De inkoop en implementatie van plansoftware en regelsoftware loopt.

Datagedreven werken
We onderzochten welke software, ondersteuning en expertise nodig is om de ontwikkeling naar datagedreven werken te faciliteren. Daarnaast voerden we samen met experts van de vakafdelingen 3 pilots uit vanuit verschillende domeinen (dienstverlening, veiligheid en bedrijfsvoering). 

Van gegevensknooppunt tot informatieknooppunt
In het project gegevensuitwisseling (oplevering medio 2021) implementeren we een gegevensknooppunt. Sinds december is het nieuwe geharmoniseerde systeem voor gegevensdistributie in gebruik. Gegevens tussen systemen worden efficiënter uitgewisseld. In een datawarehouse kunnen we gegevens uit verschillende bronnen centraal opslaan, aan elkaar relateren en analyseren. Het datawarehouse fungeert daarmee als een informatieknooppunt en is daarmee een belangrijke schakel in de ontwikkeling naar datagedreven werken.

Applicatieportfoliomanagement
We zijn kritisch op de exploitatiekosten van applicaties. Benchmark maakt duidelijk dat in Dommelvallei-verband inkopen van software loont. De nog niet geharmoniseerde systemen binnen het sociaal domein en de afdelingen dienstverlening (burgerzaken) zijn relatief duur. Op dit moment lopen projecten om deze systemen te vervangen. Het totaal van onderhoudskosten voor applicaties is in 2020 relatief hoog. Dit is vooral te wijten aan de tijdelijk samenloop van nieuwe nog in te richten systemen naast de oude uit te faseren systemen (zaaksystemen en Corsa). We sturen actief op het uitfaseren van deze systemen.

Organisatie van de Informatievoorziening
Begin 2020 constateerde we dat we als IT-dienstverlener onvoldoende tegemoet kunnen komen aan de ambities van onze partners en de eisen op het gebied van informatiebeveiliging. De complexiteit van het ICT-landschap neemt toe. Systemen raken steeds meer met elkaar verbonden. Daarbij komt dat door de beweging naar de cloud steeds meer systemen op afstand, buiten het eigen netwerk, komen te staan. Deze complexiteit en het belang van gegevensbescherming vragen meer van de eigen processen maar ook van contractuele afspraken met leveranciers. Processen om grip te houden op de kwaliteit van het dienstenaanbod van de eigen dienstverlening maar ook op die van derden zijn essentieel.

We ontwikkelden een plan voor een wendbare ICT-organisatie die beter kan schakelen tussen vraag en aanbod en in control is op het gebied van IT-dienstverlening. Serviceverlening, klantvraag en regie op dienstverlening van derden staan hierbij centraal. Implementatie van het plan is voorzien in 2021 en 2022.

Digitale Duurzaamheid
Met de implementatie van een zaaksysteem voor de 4 Dommelvallei-organisaties is ingezet op een centraal digitaal archief. Tot dusver is sprake van een hybride archivering (digitaal en analoog door elkaar) en wordt informatie in verschillende systemen opgeslagen waardoor de beheersbaarheid zeer te wensen over laat. Naast de centralisatie van digitale informatie werken we aan het digitaliseren van analoog archief (bouw- en milieuvergunningen) om deze ook in het zaakysteem op te kunnen nemen. 

Windows en Office
Het project voor de upgrade van Windows en Office is in 2020 grotendeels afgerond. Nagenoeg alle gebruikers zijn overgezet op de nieuwe omgeving. De paar restpunten worden in het eerste kwartaal 2021 opgelost.
Gelijktijdig hiermee is de beveiliging van de omgeving verhoogd door een extra beveiligingslaag in te richten. Deze vermindert de mogelijkheden dat ongewenste programma's, virussen en ransomware (on)bewust door medewerkers worden uitgevoerd.

GGI-Netwerk
De Dommelvallei-organisaties zijn in het eerste kwartaal aangesloten op het landelijke GGI-Netwerk. Dit is een beveiligd netwerk van en tussen gemeenten. Hiermee kan de overdracht van data tussen de Dommelvallei-organisaties en andere partijen beveiligd plaatsvinden via dit netwerk. Op termijn gaat dit het huidige beveiligde netwerk van data-overdracht vervangen.

GGI-Veilig
De Dommelvallei-organisaties hebben deelgenomen aan de landelijke aanbesteding GGI-Veilig. Doel hiervan is de digitale weerbaarheid van de organisaties te verhogen. In 2020 is opdracht gegeven om het dataverkeer van de Dommelvallei-organisaties te monitoren op ongewenste datastromen en hackaanvallen. De resultaten worden begin 2021 opgeleverd.

Corona
Door de coronacrisis gingen de medewerkers massaal thuiswerken. Om dit mogelijk te maken zijn door ICT extra inspanningen verricht, zoals het faciliteren van digitaal overleg en het beschikbaar stellen van thuiswerkfaciliteiten als tokens, chromebooks, beeldschermen en kabels. Door deze extra belasting vertraagden andere werkzaamheden zoals het omzetten van Windows en Office.