Programma 1: Bedrijfsvoering

HRM (P&O)

Op basis van het bedrijfsplan Dienst Dommelvallei 2.0 zijn we bezig met het optimaliseren en doorontwikkelen van HRM (waarvan aantrekkelijk werkgeverschap een onderdeel is). Naast de going concern (die de meeste capaciteit vraagt) zijn we dit jaar bezig met de ontwikkeling van HR-thema's Leren & Ontwikkelen, Recruitmentstrategie (waarvan arbeidsmarktcommunicatie een onderdeel is), Arbo- & verzuimmanagement en Vitaliteitsbeleid. Een voorbeeld hiervan is de aanbesteding van een nieuwe arbodienst per 1 januari 2027. De HR-thema's Strategische Personeelsplanning en HR21 functiewaarderingssysteem zijn opgeschoven naar een later en logischer moment in de opbouw van de totale HRM-inrichting.

In de 1e begrotingswijziging 2026 was aangegeven dat het project tot aanbesteding van een nieuw E-HRM-systeem in 2026 zou worden opgestart. Door onvoorzien disfunctioneren en instabiliteit van het huidige personeelssysteem na een update (zoals ook door de accountant in de diverse accountantsverslagen aangegeven), zijn we genoodzaakt versneld, doch zorgvuldig, een nieuw EHRM-systeem inclusief salarisverwerking aan te schaffen. De gunning én inrichting en implementatie hiervan vinden in 2026 plaats. Dit vraagt veel van de capaciteit gedurende het gehele jaar, waardoor de ontwikkeling van bovengenoemde HR-thema's onder druk staat. Maar inmiddels staan alle lichten op groen voor wat betreft het nieuw gekozen systeem, dat bewezen stabiel is en veel ruimte biedt tot een gedegen basisinrichting per 1 januari 2027 en verdere doorontwikkeling in de toekomst. Daarmee creëren we structureel tijd om straks meer inhoudelijk en kwalitatief betere HR-dienstverlening te bieden.

De aanschaf en implementatie van het nieuwe EHRM-systeem vraagt het volgende:
2026: incidentele implementatiekosten softwareleverancier, € 50.500,-.
2026: incidentele kosten inhuur specialismes (o.a. implementatiemanager), € 125.000,-. Voorstel is om deze kosten te bekostigen uit de reserve P&O. 
2027: incidentele kosten inhuur specialismes en uitfasering huidige EHRM-systeem (verdere inrichting & doorontwikkeling), € 116.700,-.
2027 e.v.: structurele kosten (meerkosten ten opzichte van licentiekosten huidig personeelssysteem), € 11.400,- per jaar.

(Note: we proberen momenteel een deel van de kosten als gevolg van het disfunctioneren van het huidige personeelssysteem te verhalen bij de softwareleverancier. Hierdoor kan het bedrag dat dan uit de reserve gehaald wordt uiteindelijk lager uitvallen.)

Daarnaast hebben we de afgelopen jaren bij de jaarrekening moeten constateren dat we moesten bijstorten in de voorziening Verlofsparen. Initieel zijn we met het begrote bedrag hiervoor behoudend omgegaan om gemeenten niet onterecht met kosten op te zadelen. Nu blijkt echter dat hiervoor structureel onvoldoende begroot is. Vooralsnog gaan we ervan uit dat een extra structurele storting van € 50.000,- minimaal benodigd is.

Uitvoering Informatieplan

Medio 2024 heeft het dagelijks bestuur het informatieplan vastgesteld. De organisatiestructuren voortkomend uit het bedrijfsplan 2.0 geven in gezamenlijkheid met de vier Dommelvallei-organisaties sturing aan de uitvoering en prioritering van het projectportfolio behorende bij het informatieplan. Gefaciliteerd door de portfoliomanager/businesspartner maken we afwegingen over de te starten projecten en bewaken we de voortgang van het hele portfolio. Binnen de huidige middelen voeren we het portfolio uit, of maken keuzes in overleg met de vier Dommelvallei-organisaties om projecten door te schuiven. Dit helpt bij de realisatie van projecten, verwachtingmanagement en kosteninzicht. Afhankelijk van gezamenlijk gekozen prioritering kan dit leiden tot het bewust kiezen voor hogere of juist lagere kosten.

We hebben de telefooncentrales begin 2026 vervangen voor alle organisaties, en bellen nu via Teams. Vanuit het jaarplan werken we met een projectleider, een implementatiepartner en een adoptiepartner aan de invoering van Microsoft365.  Daarnaast lopen er diverse grote implementatietrajecten, zoals het nieuwe financieel systeem en op termijn in 2026 ook het nieuwe E-HRM-systeem.  Zie ook de toelichting eerder onder HRM en verderop onder Financiën.

Naast dat we verder werken aan het portfolio en de structurele beheerstaken op het vlak van informatievoorziening en informatiebeheer, zullen we een bestuursopdracht geven om de soll-situatie van het informatielandschap op mens, proces en techniek te laten beschrijven door een extern bureau. Hiervoor zijn we in gesprek met een aantal aanbieders, zodat we naar verwachting eind 2026 hierin inzicht hebben. De kosten van het beschrijven van de soll-situatie bedragen naar verwachting ca. € 30.000,-. Voorstel is om dit te bekostigen uit de reserve I&A. De uitvoering richting een soll-situatie zal in 2027 en verder leiden tot hogere kosten. Deze kosten worden in de beschrijving van de soll-situatie inzichtelijk gemaakt. Hiermee komt de in de 1e begrotingswijziging 2026 genoemde scenario-werkwijze te vervallen, omdat de bestuursopdracht de kapstok gaat vormen.

We zijn voor de digitalisering en overbrenging van de bouwvergunningen van de Dommelvallei-gemeenten met RHCe bezig om de kwaliteit van de scans en metadata te verbeteren. We zetten hier stappen in, die naar verwachting uiterlijk eind 2029 leiden tot overbrenging van de archieven.

Als de gemeenten toetreden tot de BSOB heeft dat geen extra financiële gevolgen, maar wel een verschuiving van werkzaamheden voor het informatiebeheer. De nieuwe Archiefwet is aangenomen en gaat gelden per 1 januari 2027, wat gevolgen heeft voor de keuzes waar we voor staan bij de uitvoering van het informatiebeheer. Dit zal worden meegenomen in de bestuursopdracht.

Informatiebeveiliging en privacy

Binnen Dienst Dommelvallei verhogen wij het tempo waar dat mogelijk is met de huidige middelen. We versterken bewustwording via e-learnings, brengen kritische processen en verantwoordelijkheden in kaart. Deze worden parallel aan het verantwoordingstraject ENSIA nader getoetst op volledigheid en actualiteit. We starten o.a. met het controleren en actualiseren van autorisaties binnen eigen bedrijfskritische applicaties. Daarnaast wordt ingezet op voortgang en versnelling van noodzakelijke verbeteringen, waaronder de uitvoering van de bestuursopdracht.

Voor drie prioritaire pijlers wordt binnen vier maanden een planning met concrete mijlpalen voorgelegd:

1. het verbeteren van toegangs- en autorisatieprocessen via het IDU-project,
2. het uniform borgen van informatieveiligheid binnen applicaties en
3. het organiseren van centraal beheer van mobiele apparaten

Een bredere planning volgt zodra de bestuursopdracht inzicht geeft in de totale opgave en de maatregelen die het meest bijdragen aan het versterken van onze cyberweerbaarheid.

De aanbevelingen uit de FG-jaarrapportage 2025 zijn verwerkt in een jaarplanning. De voortgang en stand van zaken van deze planning worden twee keer per jaar met het managementteam besproken en voor de eerste maal is dit voor het vakantiereces. Hiermee blijft het MT betrokken en kan tijdig worden bijgestuurd om de gestelde doelstellingen te realiseren.

Daarnaast wordt de komende maanden per team een nulmeting uitgevoerd op het gebied van privacy. Dit om inzicht te verkrijgen in de mate van AVG-compliance met als doel om substantiële stappen te zetten richting structurele verankering van privacy binnen de organisatie.

Belastingen

In 2024 zijn we via een dienstverleningsovereenkomst aangesloten bij de BSOB voor de uitvoering van onze belastingzaken. Inmiddels hebben de 3 gemeenten het proces in gang gezet om op 1 januari 2028 formeel als lid toe te treden.
Zowel 2024 als 2025 hebben in het teken gestaan van het goed wegzetten van alle werkzaamheden bij de BSOB. De BSOB heeft op haar beurt nog allerlei extra werkzaamheden verricht om de kwaliteit van onze bestanden te verbeteren zodat deze voldoen aan de daarvoor gestelde eisen. Inmiddels zitten we op een niveau waarvan de Waarderingskamer aangeeft dat dit voldoende is (3 sterren) en is een verdere inhaalslag op dit moment niet meer strikt noodzakelijk. Verdere verbeteringen zijn nog wel wenselijk maar deze kunnen vooral via de weg van reguliere verbeteringen doorgevoerd worden. De andere deelnemers van de BSOB hebben 5 sterren van de Waarderingskamer, dat betekent meerdere jaren goed. Ten tijde van de overgang naar de BSOB is inclusief een incentive een bijdrage verkregen die circa € 200.000,- lager lag dan oorspronkelijk begroot. Dit bedrag is in de jaren 2024 en 2025 volledig benut voor aan de overdracht van de belastingwerkzaamheden gerelateerde incidentele zaken zoals frictiekosten, bestandsoptimalisatie, uitfaseren van softwarepakketten, inhuur op invordering en wegwerken van achterstanden. Nu de eerste jaren van samenwerking met de BSOB achter de rug zijn, een redelijk stabiele werkwijze (ook in financiële zin) is bereikt, en de interne resterende belastingwerkzaamheden bijna helemaal achter de rug zijn, kan dit bedrag (€ 200.000,-) structureel vrijvallen. Er resteert nog een bedrag van € 70.000,- dat we voor 2026 en 2027 vooralsnog beschikbaar houden totdat de afronding volledig is geborgd en de aansluiting van de gemeenten bij de BSOB is voltooid. Vanaf 2028 valt ook dit bedrag structureel vrij (totaal € 270.000,-).

Financiën

Huisvesting

Dienst Dommelvallei gaat verhuizen omdat het huurcontract in Mierlo afloopt en vanwege de staat van het pand. Binnen de drie Dommelvallei-gemeenten is geen geschikte locatie beschikbaar.  We hebben kantoorruimte gevonden op de Automotive Campus in Helmond, die voldoet aan onze eisen, goed bereikbaar is en goedkoper dan locaties binnen de gemeenten. De huurperiode is maximaal 10 jaar (initieel 5 jaar met twee verlengingsmogelijkheden van respectievelijk 3 en 2 jaar). Na 5 jaar zijn er mogelijkheden tot opzegging, zodat de mogelijkheid bestaat om op termijn wederom binnen de gemeentegrenzen te verhuizen en snel te anticiperen op ontwikkelingen.
Tot uiterlijk november 2026 blijven we tijdelijk in Mierlo.  Verhuizing kan niet eerder plaatsvinden, omdat aanpassingen aan het pand nodig zijn en we te maken hebben met levertijden van bouwmaterialen en inrichting.

De nieuwe locatie brengt € 125.000,- hogere jaarlijkse kosten met zich mee, inclusief kapitaallasten van de aanpassing en inrichting van het gebouw. Vanwege de ingangsdatum van het huurcontact per 1 augustus 2026 (volgens de huidige planning) zijn de extra huurkosten voor 2026 € 52.000,-. De eenmalige verhuiskosten bedragen € 104.000,-. Doordat we momenteel in een volledig afgeschreven pand zijn gevestigd met verouderde inventaris, zijn de huidige huisvestingskosten zeer laag. 
Anderzijds biedt de nieuwe locatie de mogelijkheid om een modernere, functionele werkomgeving te creëren. Een omgeving die bijdraagt aan betere samenwerking, meer ontmoeting en sterkere binding. De nieuwe huisvesting biedt daarmee kansen die in het huidige, verouderde pand niet gerealiseerd kunnen worden. De eenmalige kosten omvatten met name de afwaardering van resterende boekwaarde (inrichting) evenals kosten voor projectleiding, verhuizing en communicatie.

Uitsluitend van toepassing voor de gemeenten Son en Breugel en Nuenen: 

Verkiezingen

In maart 2026 zijn de gemeenteraadsverkiezingen voor gemeenten Nuenen en Son en Breugel succesvol georganiseerd door het verkiezingsteam van het Klantcontactcentrum (KCC) van Dienst Dommelvallei. Verbeterpunten uit de evaluatie van de Tweede Kamerverkiezingen (oktober 2025), waaronder het gebruik van tablets bij het tellen, zijn doorgevoerd. Dit heeft geleid tot een efficiëntere organisatie, onder andere door inzet van een extra stembureau, extra tellers en aanvullende technische ondersteuning.

 Klanttevredenheid

In het tweede kwartaal van 2026 zijn voorbereidingen gestart voor een klanttevredenheidsonderzoek. De eerste meting richt zich op klantcontact bij receptie en balie van gemeente Nuenen en Son en Breugel met als doel de dienstverlening verder te optimaliseren.

Verbetering sociaal domein applicatie

Uit de in 2025 uitgevoerde evaluatie van de sociaal domein applicaties blijkt dat er knelpunten bestaan in de inrichting, het gebruik en het beheer van de applicaties. Hierdoor staan de efficiëntie van de uitvoering en de kwaliteit van de dienstverlening onder druk. Om te komen tot een toekomstbestendige inrichting van het applicatielandschap en een betere ondersteuning van de uitvoering is een incidentele investering van € 35.000,- nodig voor de inzet van een projectleider en tijdelijke uitbreiding van functioneel beheer. Voorgesteld wordt dit bedrag te dekken door een onttrekking aan de reserve P&O. De investering heeft geen structurele financiële gevolgen.