Programma Bedrijfsvoering

ALGEMEEN
Het dagelijks bestuur heeft in mei 2019 een procesvoorstel besproken om te komen tot een ontwikkelrichting van Dienst Dommelvallei. Het ambitieniveau voor 2019 is bepaald op het opleveren van een actueel beeld van de dienst ten opzichte van de al uitgevoerde evaluatie 2016 en de actualisatie daarvan in 2018. Het actuele beeld over de dienst wordt bepaald door de directe partners en aangevuld met de beschikbare objectieve beoordelingen van onderdelen van de dienst zoals audits en externe kwaliteitsmetingen. De voorbereiding van deze actualisatie wordt in het directieoverleg afgestemd.

Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering 
De focus van dit programma ligt op realisatie van een betere dienstverlening aan inwoners en bedrijven door de 4 organisaties én een betere bedrijfsvoering. Voor de uitvoering is in 2018 een programmaplan en begroting vastgesteld. Een stuurgroep stuurt het programma aan. Binnen dit programma voeren we 15 projecten uit.

De eerste (deel)projecten zijn afgerond, waaronder de Europese aanbesteding van een zaaksysteem en de uitvoering van een Proof of Concept (PoC). In de PoC is getoetst of de winnende inschrijver voldeed aan de eisen uit het aanbestedingsdocument. Het resultaat van de PoC was positief. Dit leidde tot een definitieve gunning aan de leverancier van het zaaksysteem op 14 mei 2019.

Naast deze projecten zijn ook andere projecten in uitvoering waaronder het project “klanttevredenheid”. Het doel van dit project is het inzichtelijk maken van de klanttevredenheid over de dienstverlening. Hiervoor zetten we een meetmethode op en voeren deze uit. Hierdoor weten we beter wat onze inwoners en bedrijven van onze dienstverlening vinden en kunnen we beter bijsturen.

Een ander project betreft het “vervangingsbesluit”. Hiermee realiseren we dat digitale documenten leidend worden volgens wet- en regelgeving. Zo kunnen we in de toekomst digitaal archiveren in plaats van in een papieren archief.

Projecten die in voorbereiding zijn betreffen onder andere de technische en organisatorische implementatie van digitaal en zaakgericht werken.

Op dit moment is 1 project afgerond, 7 in uitvoering, 6 in voorbereiding en 1 wordt nog gestart.  

De uitvoering van het programma ligt achter op schema. Dit komt door de juridische procedure die we hebben gehad in de aanbestedingsprocedure. Daarnaast staat het programma onder druk door een krap tijdschema en de benodigde bemensing vanuit de 4 organisaties. In de stuurgroep wordt nauwlettend gemonitord op de mogelijke spanning tussen reguliere en programmataken.

Project Websites & Social intranet
De Europese aanbesteding voor de nieuwe websites en intranetten is succesvol verlopen. De gezamenlijke opdrachtgevers van het project hebben de overeenkomsten met de leverancier opgesteld en de implementatiefase voorbereid.

Koepelvrijstelling
Vanaf 1 januari 2019 zijn de werkzaamheden van Dienst Dommelvallei belast met btw. De verruimde koepelvrijstelling is niet meer van toepassing. Dit betekent dat Dienst Dommelvallei vanaf 1 januari 2019 btw-belast moet factureren naar de deelnemende gemeenten. De gemeenten kunnen het grootste deel van deze btw  terugvorderen via het btw-compensatiefonds of verrekenen op de btw-aangifte. Dienst Dommelvallei kan alle btw op haar kosten terugvragen of verrekenen op de btw-aangifte. Omdat we begroten exclusief btw is er niets in de begroting van Dienst Dommelvallei veranderd. Voor de gemeenten is er een bedrag begroot voor het deel btw dat kostprijsverhogend is bij de betreffende gemeente.

Integrale Business Partners
De behoefte aan beleidsontwikkeling en de vraag van de gemeenten voor ondersteuning op integrale vraagstukken is groot. De ontwikkeling van business partnerschap bij de adviseurs is van belang om tot integraal organisatieadvies te komen. Bij de jaarstukken 2018 is aangegeven dat we in 2018 geen geschikte kandidaten hebben gevonden om de gewenste ondersteuning te kunnen geven. De werving van een organisatieadviseur bedrijfsvoering op het strategische vlak om de gewenste beleidsontwikkeling integraal mee aan te jagen is opnieuw opgestart. We gaan er van uit in het tweede kwartaal een geschikte kandidaat te kunnen benoemen.

FINANCIËN

E-facturen 
Vanaf 18 april 2019 zijn overheden wettelijk verplicht e-facturen (elektronische facturen) te kunnen ontvangen en verwerken. De financiële administratie is hiervoor ingericht. We zijn in overleg met enkele budgethouders gestart met het gericht benaderen van bedrijven om e-facturen te kunnen aanleveren. Zo doen we ervaring op en kunnen het daarna verder implementeren bij de gemeenten.

Verzekeringenbeheer
Door het beëindigen van het contract met de gemeente Helmond was er een verplichting bij de gemeente Geldrop-Mierlo voor het overnemen van (de kosten van) 0,5 FTE. Door het plaatsen van een voormalig medewerker van de gemeente Helmond op een vacature bij de financiële administratie is die verplichting vervallen. 

P&C documenten
De meeste aandacht is in de eerste 4 maanden uitgegaan naar het opstellen van 5 jaarrekeningen 2018 (alle organisaties). De accountantscontrole die hierbij hoort is een intensief proces. Daarnaast hebben wij de begrotingen 2020-2023 van Dienst Dommelvallei en van het PlusTeam opgesteld. In deze periode konden we minder aandacht geven aan de ontwikkelagenda. Dit pakken we de komende tijd weer op.

Control
We werken nu 1 jaar met accountteams. Afspraak is dat we begin 2019 de werking van de accountteams evalueren. We hebben een aantal medewerkers van de 4 organisaties waar de accountteams actief zijn gevraagd naar hun ervaringen van het afgelopen jaar. In het 1e kwartaal is de evaluatie voorbereid. In de 2e bestuursrapportage informeren we u over de uitkomsten. 

BELASTINGEN

Nieuwe en uniforme belastingapplicatie
In december 2018 is de nieuwe belastingenapplicatie in gebruik genomen. Eerst zijn de functionaliteiten opgeleverd die voor de aanslagoplegging noodzakelijk zijn. Nu worden de overige functionaliteiten afgerond en in gebruik genomen.

WOZ bezwaren
Onderstaande tabellen hebben betrekking op het aantal WOZ-objecten waarbij bezwaar is ingediend tegen de beschikking in de belastingjaren 2017 tot en met 2019. Voor een gedetailleerder beeld van de bezwaren zijn in onderstaande tabel woningen en niet-woningen uitgesplitst. Ter verduidelijking en vergelijking is het meest recente landelijke gemiddelde (2017) toegevoegd. In 2019 zijn er meer bezwaren dan in 2018. Dit is het gevolg van de landelijke trend van hogere WOZ-waardes door de aantrekkende woningmarkt. Op dit moment verloopt de afhandeling van de bezwaren zoals gepland. 

PERSONEEL&ORGANISATIE

Strategisch HRM plan 
Vanaf 1 februari is een tijdelijke uitbreiding van de formatie voor het cluster P&O gerealiseerd, voorlopig voor de duur van 1 jaar. Deze beleidsadviseur geeft vorm en inhoud aan de speerpunten vanuit het strategisch HRM plan. Dit voor de 4 Dommelvallei organisaties. Daarbij heeft iedere organisatie zijn eigen tijdpad en speerpunten; de couleur locale is leidend. Voor onze organisatie blijven de speerpunten de eigen verantwoordelijkheid en het persoonlijk leiderschap van de individuele werknemer voor het realiseren van persoonlijke groei. HR instrumenten worden daarop verder ingericht.  

Vernieuwing methodiek gesprekscyclus
Het inrichten van het nieuwe methodiek voor de gesprekscyclus heeft vertraging opgelopen. Dit onderzoeken wij nu. In het 2e kwartaal worden voorstellen uitgewerkt om op een nieuwe en innovatieve manier medewerkersgesprekken te voeren. 

Project Wnra
Een belangrijke ontwikkeling is de implementatie van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). De invoering staat gepland op 1 januari 2020. In het kader van het project ‘implementatie Wnra’ zijn 5 thema’s benoemd:

1. Van aanstelling naar arbeidsovereenkomst.
2. Van lokale regeling(en) naar personeelshandboek.
3. Van OR en GO naar OR.
4. Van bezwaren naar geschillen.
5. Overige procedures o.a. mandaatregeling. 

De thema's 1, 2 en 4 zijn het 1e kwartaal opgestart. Projectvoorstellen zijn aan het directeurenoverleg aangeboden. De gezamenlijke ondernemingsraden hebben hun inbreng in het proces en zijn vertegenwoordigd in de projectgroep. Thema 3 start in het 2e kwartaal en thema 5 in het 2e halfjaar.  

Digitale leeromgeving
In 2019 wordt een digitale leeromgeving uitgerold binnen de Dommelvallei organisaties. Deze omgeving bevat een breed scala aan opleidingen die via digitale leermethoden tijd- en plaats onafhankelijk gevolgd kunnen worden.

Voor de structurele kosten van de digitale omgevingen creëren we binnen de begroting van Dienst Dommelvallei een centraal budget. 

Externe inhuur medewerkers
We hebben in 2017 met de 4 Dommelvallei-organisaties de inhuur van medewerkers aanbesteed bij het MSP. Er is een laatste verlengingsoptie voor de periode 1 augustus 2019 tot en met 31 juli 2021. We hebben de dienstverlening met de 21 deelnemende organisaties in de regio samen met het BIZOB geëvalueerd. De opgedane ervaringen zijn wisselend. Er bestaat twijfel of 1 van de doelstellingen, het besparen op de kosten, is gerealiseerd. Overige doelstellingen zijn wel gerealiseerd. Deze zijn het vrijwaren van arbeidsrechtelijke, fiscale en financiële risico’s bij het inhuren van externe medewerkers en het worden “ontzorgd” in het totale (ook administratieve) proces. Alle deelnemende organisaties hebben ingestemd met een verlenging van het contract. 

Arbo
Er is in 2018 een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uitgevoerd en vervolgens een plan van aanpak opgesteld. We hebben in samenwerking met de OR dit plan fasegewijs uitgevoerd en meerdere initiatieven opgepakt. In 2019 wordt dit verder ingevuld en is met de OR overlegd over de nog openstaande punten. In dit kader is een concept Arbo-plan gemaakt met daarin ook een planning van de arbo activiteiten 2019-2020. Hierover vindt verdere afstemming met de OR plaats. Ook is een verkenning gestart (haalbaarheid) om een (online) Digitaal Veiligheid Volg Systeem aan te schaffen waarin de Arbo verplichtingen en de uitvoering/actualisatie van de RI&E geborgd worden. Een protocol Veilige Publieke Taak (voorheen: agressie en geweld) is opgesteld voor de Dommelvallei organisaties. Het proces van formele vaststelling zit in afrondende fase.

Ziekteverzuim
In vergelijking met de periode januari tot en met april 2018 (5,96 %) is er voor de eerste 4 maanden van 2019 sprake van een flinke stijging van het ziekteverzuimpercentage. Dit hoge percentage kondigde zich al eind 2018 aan toen in er in november en december ook sprake was van een percentage van meer dan 8. Analyse van de cijfers leert dat het hoge ziekteverzuimpercentage vooral door langdurig verzuim wordt veroorzaakt. Inmiddels zijn er een aantal langdurige zieken uit dienst of aan het re-integreren zodat we voor de komende maanden een daling van het percentage voorzien. In tegenstelling tot de stijging van het ziekteverzuimpercentage en de gemiddelde verzuimduur is de meldingsfrequentie in de 1e 4 maanden van 2019 gedaald. In de periode januari tot en met april 2019 bedraagt de meldingsfrequentie 0,49. Over dezelfde periode in 2018 was dit 0,65. De hogere frequentie in 2018 werd vooral veroorzaakt door een hardnekkige griepepidemie. We verwachten dat de meldingsfrequentie over heel 2019 lager uitvalt dan in 2018.

DIENSTVERLENING

Klantcontact 
Sinds februari 2019 beschikt Dienst Dommelvallei over een nieuw klantcontactsysteem. De nieuwe applicatie zorgt voor een snellere verwerkingstijd, een kortere administratie voor de TIC-medewerkers en biedt de mogelijkheid om te rapporteren over het aantal terugbelverzoeken. Periodiek worden de rapportages verspreid richting de 2 gemeenten en de dienst. We verwachten dat het aantal terugbelverzoeken zal afnemen.

We hebben er binnen de organisaties voor gezorgd dat de meldingen openbare ruimte van inwoners via de Buiten Beter App kunnen worden verwerkt in het registratiesysteem. Hiermee kunnen deze meldingen worden opgelost.

De pilot ‘Live Chat’ is via de website voor inwoners gestart. Eind 2019 adviseren we aan de hand van de ervaringen of we dit kanaal definitief gaan gebruiken.

Tijdelijke huisvesting dienstverlening gemeente Son en Breugel
Door de komende verbouwing van het gemeentehuis van Son en Breugel wordt ook de dienstverlening later dit jaar vanuit een andere locatie verzorgd. Dienst Dommelvallei treft de voorbereidingen hiervoor en heeft bijgedragen aan het onderzoeken van de verschillende opties.

Handhaving
Met verhoogde inzet op de handhaving verwachten we een bijdrage te leveren aan de regelnaleving van bijstandsontvangers. Met name een aantal handhavingssituaties in de gemeente Nuenen heeft resultaat gebracht (4 keer einde uitkering). Ook hebben we voorbereidingen getroffen voor de aansluiting landelijke aanpak adreskwaliteit.

Verkiezingen 2019 
Dienst Dommelvallei heeft de verkiezingen voor de Provinciale Staten en de Waterschappen in de gemeenten Son en Breugel en Nuenen georganiseerd. De verkiezingen op 23 mei voor het Europees Parlement worden voorbereid.

Participatiehuis gemeente Nuenen
De gemeente Nuenen heeft besloten om een bijzonder concept van de WSD en Het Goed voor het participatiehuis van de gemeente Nuenen te ondersteunen. Bijstandsgerechtigden en inwoners met een indicatie dagbesteding (WMO) van de gemeente Nuenen leveren hier een bijdrage aan. Onder andere Dienst Dommelvallei zorgt voor de bemensing. Naar verwachting opent de vestiging in de zomer van 2019 in Nuenen. 

Eindevaluatie prototypen WSD
We hebben voor de gemeenteraden de eindresultaten van de 3 WSD samenwerkingsprojecten van de afgelopen 2 jaar voorbereid. Mede op basis van deze ervaringen kunnen de gemeenten een zienswijze indienen op de koers van de WSD (toekomst WSD: 2020 en verder). Dienst Dommelvallei neemt deel aan een bestuurlijk-ambtelijke WSD commissie. De commissie bereidt het advies voor het bestuur van de WSD voor.

Projecten WSD
Tot eind 2019 kunnen we met behulp van WSD-middelen de projecten vervolgen (Project Kansen en Project POP vergunninghouders). Het 3e project Aanzet is sinds februari 2019 succesvol geëvalueerd en omgezet in een standaard werkwijze. De gemeentelijke bijstandsaanvrager krijgt een werk en diagnose-instrument aangeboden op 1 van de beschikbare werklocaties (onder meer pakketsortering, kringloopwinkel en groenonderhoud). Er zijn door deze aanpak 12 inwoners uitkeringsonafhankelijk geworden.

Perspectief op Werk
Met Dienst Dommelvallei als penvoerder bereiden de 13 gemeenten en deelnemende partners in de arbeidsmarktregio Zuidoost-Brabant een Rijkssubsidieverzoek voor. Voor de jaren 2019 en 2020 is binnen de regio € 2 miljoen beschikbaar (uiterlijke indiening 15 juli 2019). Hierdoor zijn extra gelden beschikbaar om inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt naar werkgelegenheid te begeleiden.

Project aanbesteding burgerzaken
Met de gemeente Geldrop-Mierlo zijn de mogelijkheden verkend voor een gezamenlijke aanbesteding van een nieuwe burgerzakenapplicatie. We zetten in op 1 applicatie voor de 3 gemeenten. Het dagelijks bestuur heeft ingestemd met de gezamenlijke aanbesteding.

Samenwerking Sociaal Domein Best en Oirschot 
Dienst Dommelvallei bereidt namens 4 WSD-gemeenten (inclusief de gemeenten Best en Oirschot) een subsidieverzoek aan het Rijk voor. Dit wordt gebruikt om vanaf midden 2019 en in 2020 gezamenlijke voorbereidingen te treffen bij de nieuwe gemeentelijke taken in het kader van de wet inburgering per 2021. Hiervoor gebruiken we de in de gemeenten Nuenen en Son en Breugel opgedane ervaringen van de Persoonlijk Ontwikkelplannen voor vergunninghouders (project POP vergunninghouders). Met de subsidie kunnen we de ervaringen en kwaliteiten behouden en de toekomstige begeleiding ontwikkelen. Daarnaast zijn we met de samenwerking met de gemeenten Best en Oirschot door uitwisseling van personele inzet minder kwetsbaar.