2. Mutaties begroting 2025

Omschrijving (toelichting)

Bedrijfsplan van Dienst Dommelvallei 
Eind september 2024 is het Bedrijfsplan Dienst Dommelvallei 2.0 vastgesteld. Hierin zijn de aangescherpte sturing, rolneming, ordening van taken en werkprocessen en de kwaliteitsimpulsen binnen de dienst verwoord. In de kern wordt daarmee een ander sturingsconcept geïntroduceerd binnen de dienst: één managementlaag onder een directeur met veel aandacht voor ontwikkelen, binden en boeien van medewerkers. En een andere werkwijze: meer inzet op nabijheid bij de gemeenten in de rol van businesspartner, het vergroten van de efficiency doordoor het verbeteren van de bedrijfsvoering én meer integraliteit, door het leggen van verbindingen tussen de bedrijfsvoeringsonderdelen en de gemeenten.

Binnen de kaders van het bedrijfsplan worden momenteel de gewenste veranderingen uitgewerkt. Het resultaat vormt de strategische routekaart voor het versterken van de dienstverlening, samenwerking en slagkracht van de organisatie. Ook wordt een duidelijke stap gezet richting een toekomstbestendige en flexibele organisatie die effectief inspeelt op de behoeften van de 3 gemeenten.

Op basis van een optimale bedrijfsvoering, het businesspartnerschap en de mens centraal worden de veranderingen de komende tijd besproken met de partnergemeenten. Hierna is bekend wat er noodzakelijk is om dit te realiseren. Via de resultaatbestemming bij de jaarrekening 2024 wordt voorgesteld om hiervoor extra te storten in de reserve P&O. Voor de jaren 2025 en 2026 worden de gewenste veranderingen uit het bedrijfsplan ten laste gebracht van deze reserve. Via de 2e begrotingswijziging 2025 worden de noodzakelijke budgetten en bijbehorende onttrekkingen aan de reserve P&O voor 2025 en 2026 geraamd.

Omschrijving (toelichting)

Informatieplan 2025-2028 
Medio 2024 is het informatieplan 2024-2027 vastgesteld door het dagelijks bestuur en is een IV-board ingesteld om in gezamenlijkheid met de gemeenten sturing te geven aan de uitvoering van het projectportfolio. Fundamentele projecten zijn door het board in uitvoering gebracht. Door portfoliomanagement in te richten kan het IV-board afwegingen maken over de te starten projecten en de prioritering bepalen. De business partner IV speelt een belangrijke rol in de inrichting van dit proces.

In het eerste kwartaal van 2025 werken we samen met het IV-board aan het portfolio behorende bij het informatieplan 2025-2028. Via de resultaatbestemming bij de jaarrekening 2024 wordt voorgesteld om de reserve I&A aan te vullen tot het maximum van € 500.000,-. Voor de jaren 2025 en 2026 worden de geprioriteerde projecten uit het informatieplan 2025-2028 ten laste gebracht van deze reserve. Via de 2e begrotingswijziging 2025 worden de noodzakelijke budgetten en bijbehorende onttrekkingen aan de reserve I&A voor 2025 en 2026 geraamd.

Omschrijving (toelichting)

Verhuiskosten
In de zoektocht naar een nieuwe definitieve huisvesting is gekozen voor de samenwerking met de gemeente Nuenen. De gemeente Nuenen is samen met haar gemeenteraad een traject gestart waarbij de scenario’s worden uitgewerkt welke naar verwachting leiden tot een uitwerkingskeuze medio april 2025.

Zodra er in Nuenen een scenariokeuze met betrekking tot het gemeentehuis is gekozen gaan wij daarvan de gevolgen zoals moment van verhuizen, huur en aanvullende kosten uitwerken.

Omschrijving (toelichting)

Archivering
Bij het archief zijn op meerdere plekken achterstanden ontstaan, deze moeten weggewerkt worden om te voldoen aan regelgeving.

Bouwdossiers

Gemeenten leggen dossiers aan bij het verlenen van bouwvergunningen. Voldoen deze aan de kwaliteitseisen, dan worden deze na wettelijk vastgestelde termijnen naar RHCe overgebracht. De kwaliteit van de metadata van veel dossiers is onvoldoende waardoor deze nog niet kunnen worden overgedragen aan RHCe. Een verbeterslag is gepland om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. In 2025 dekken we de kosten daarvoor incidenteel uit de budgetten voor informatievoorziening.

Daarnaast is de komende vijf jaar naar verwachting extra capaciteit nodig om de bij RHCe ontbrekende bouwdossiers, die de BSOB nodig heeft voor o.a. bezwaar en beroep, handmatig bij de gemeenten op te zoeken. Hiervoor is 0,33 fte in schaal 7 nodig. De jaarlijkse kosten bedragen € 23.500,-.

Verwerking achterstand archief 
De fysieke archieven van de gemeenten en Dienst Dommelvallei moeten bewerkt worden om te voldoen aan de wettelijke archiefverplichtingen. Hierop wordt toezicht gehouden door RHCe en provincie. Door deze werkzaamheden in te plannen, voldoen we aan de wettelijke verplichtingen, verwerken we achterstanden en voorkomen we nieuwe achterstanden. Hiermee houden we beter grip op onze informatie wat ook de dienstverlening ten goede komt.
In 2025 moet 235 meter archief, inclusief achterstand, bewerkt worden. Met de huidige formatie kan jaarlijks ongeveer 100 meter archief verwerkt worden, wat betekent dat er capaciteit tekort is. Door een eenmalige inzet kan de achterstand weggewerkt worden. De kosten voor deze incidentele werkzaamheden bedragen € 40.500,-. 

Kosten voor analoge archivering
Door een beperking in de koppeling tussen de sociaal domein applicatie en het zaaksysteem, blijft analoge archivering bestaan. De formatie van informatiedienstverlening en archiefruimten is gebaseerd op digitale archivering. In 2025 zijn daarom extra middelen nodig voor de huur van archiefruimte en de uitvoering van analoge archiefwerkzaamheden. De kosten voor deze noodzakelijke maatregelen bedragen € 22.500,-. 
Samen met de leverancier wordt gewerkt aan een spoedige herinrichting van de koppeling van systemen, om de analoge archivering te reduceren. 

Omschrijving (toelichting)

IBAN-Naam Check
De IBAN-Naam check verhoogt de zekerheid van betalingen door te controleren of het IBAN overeenkomt met de tenaamstelling. Het biedt een extra interne controle en garandeert, ook voor de accountant, dat betalingen correct worden gedaan. Door deze tool toe te voegen aan het huidige proces, wordt de kans op fraude verder verminderd. De kosten in 2025 bedragen € 16.000,-. Dit is inclusief implementatiekosten, de jaren erna zijn de kosten € 7.000,- per jaar.

Omschrijving (toelichting)

Realisatie bezuiniging door lagere aantallen bezwaren 
De haalbaarheid van de geraamde bezuiniging van € 200.000,- is onzeker. De BSOB komt binnenkort met een 1^e begrotingswijziging, waaruit blijkt of de bezuiniging wat hen betreft haalbaar is. Via de eerste rapportage van 2025 houden wij u op de hoogte van de ontwikkelingen.

Omschrijving (toelichting)

Verbetering sociaal domein applicatie
Voor 2025 is een incidentele verhoging van het budget voor functioneel beheer noodzakelijk. Door gebreken tijdens de migratie functioneert het systeem inefficiënt. Met de incidentele investering verbeteren we de functionaliteit van de applicatie. In samenspraak met de gemeenten is binnen de gemeentelijke begroting dekking gevonden.

In 2025 evalueren we de sociaal domein applicatie, inclusief de formatieve bezetting van het functioneel beheer.

Omschrijving (toelichting)

CAO gerelateerde kosten
De cao onderhandelingen voor 2025 en verder lopen momenteel. Voor de loonstijging vanaf 2026 wordt aangesloten bij de indexen uit Centraal Economisch Plan. 
2026 - 4,7% (was 4,8%)
2027 - 4,8% (was 4,2%)
2028 - 4,0% (was 4,2%) 
2029 - 4,0% (was 4,2%) 

De verwachte CAO-wijziging is verwerkt en de formatie is aangepast aan het bedrijfsplan 2.0. Deze formatieaanpassing is budgetneutraal verwerkt door 0,62 fte af te ramen. Daarnaast heeft deze formatieaanpassing een effect op de verdeling van de kosten per gemeente.

Omschrijving (toelichting)

Inflatie 2025-2028 (materiële kostenindex)
De indexering voor 2026 is gebaseerd op de indexen uit het Centraal Economisch Plan, die ook door het Rijk zijn gebruikt voor de algemene uitkering in de septembercirculaire 2024. In 2026 is de index 2,7% (was 1,6%), en de jaren daarna 2,2% (was 1,6%).

We gaan ervan uit dat gemeenten via de algemene uitkering worden gecompenseerd voor de loon- en prijsstijgingen.

Omschrijving (toelichting)

Casusregisseurs Inburgering (voorheen PIP consulent)
De uitvoering van de Wet Inburgering is een structurele wettelijke taak die is belegd bij team Werk & Inkomen. De huidige invulling van de functies wordt gerealiseerd via detachering. Omdat de uitvoering van de Wet Inburgering en de Participatiewet verweven zijn, is het wenselijk om deze functies met vaste medewerkers binnen het team in te vullen. Dit versterkt de integraliteit van de taakuitvoering, gezien de sterke verbondenheid tussen de doelstellingen van beide wetten. Dit resulteert in efficiency en minder meerkosten.

Voorgesteld wordt de hiervoor benodigde uitvoeringsmiddelen met ingang van 2026 over te hevelen naar de dienst. De kosten voor 2 fte schaal 9 bedragen jaarlijks € 168.000,-. Voor de gemeenten is dit budgettair neutraal.

De in dit document genoemde aanpassingen hebben het volgende effect op de totale omvang van de begroting 2025 en verder. In deze paragraaf staan de totale begroting, de gevolgen van de aanpassingen per organisatie, het verloop van de post onvoorzien en de reserves.

Het startpunt is de vastgestelde begroting 2025-2028.

Post onvoorzien

In deze 1e begrotingswijziging 2025 wordt geen gebruik gemaakt van de post onvoorzien.

Saldo reserves

In onderstaande tabel staat het verwachte verloop van de reserves. Hierin is geen rekening gehouden met het jaarrekeningresultaat van 2024.