2. Mutaties begroting 2020

1. Rente
De raming 2020 t/m 2024 is gecorrigeerd en aangepast voor de verwachte investeringen en rente (meerjarig 0,4%).

2. Taakstelling
Bij het sluitend maken van de begroting 2020-2023 hebben de gemeenten bij Dienst Dommelvallei sterk aangedrongen om ook taakstellend hier aan bij te dragen. Omdat de begroting 2020 van Dienst Dommelvallei al was vastgesteld was alleen nog een "kaasschaafmethode" mogelijk. We zien eenmalig (voor 2020) af van indexering van de materiële budgetten. De materiële kostenindex bedraagt voor 2020 1,6% en het eenmalig achterwege laten van deze index levert structureel € 80.025,- op.

3. Extra kosten accountant
Door enkele wetswijzigingen zijn de werkzaamheden van de accountant toegenomen ten opzichte van de aanbesteding. Na overleg met de auditcommissies van de 3 gemeenten zijn de kosten hiervoor verhoogd met € 9.100,-. Daarnaast stijgen de kosten door de reguliere indexering met € 2.700,-. Het budget voor 2020 wordt in totaal met € 11.800 ,- structureel verhoogd.

4. Salarisontwikkeling i.v.m. nieuwe cao
De salarisindexering (conform de macro economische verkenningen) is lager dan nu geraamd in de begroting 2020-2024. Voor 2021 is er een incidenteel nadeel omdat wij in 2020 en 2019 met 3,4% hebben gerekend terwijl het in werkelijkheid 3,25% in 2019 en 3% in 2020 is. Dat leidt tot een voordeel, maar door de 0,5% salarisstijging in verband met reguliere periodieken komt het per saldo op een nadeel. In meerjarenperspectief is er een oplopend voordeel omdat de verwachting nu 2,8% is in plaats van de 3,4% die we in de vorige begroting hebben geraamd. Voor 2020 gaan we ervan uit dat de stelpost toereikend is.

5. Bijstellen budget koop en verkoop verlof en vakantiedagen
Het aankopen van verlof door medewerkers van Dienst Dommelvallei is structureel toegenomen. Dit zorgt voor een positief resultaat. Meer medewerkers maken gebruik van het recht om verlof te kopen. Dit is een extra inkomst voor Dienst Dommelvallei. Het budget wordt structureel bijgesteld met € 10.000,-.

6. WW-verplichtingen
Het overzicht met WW-verplichtingen is geactualiseerd. Dit geeft een nadeel ten opzichte van de vorige begroting. De hogere lasten zijn in 2020 € 23.758,-. Ook voor de jaren 2021 en 2022 is er sprake van hogere lasten.

1. Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering 

Exploitatie
In 2018 zijn de budgetten voor het Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering toegekend. Sindsdien is er zowel inhoudelijk als financieel veel gebeurd. Door een juridische procedure en een langdurige afstemming tussen de 4 organisaties over de implementatiestrategie is er vertraging ontstaan. We koersen wel op een oplevering van eind 2020 begin 2021. Het gevolg van de vertraging is dat de kosten anders in de tijd vallen. In 2018 zijn middelen overgebleven en ook in 2019 blijven middelen over, deze middelen zitten bij de gemeenten in de I&A-reserve. Deze middelen ter hoogte van € 209.148,- zijn nodig in 2020. 

Bij de implementatie van het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering wordt nieuwe software in gebruik genomen. Hierdoor wordt andere software (gedeeltelijk) overbodig en wordt uitgefaseerd. De besparingen die hiermee gerealiseerd worden zijn reeds ingeboekt. Het daadwerkelijk realiseren van deze besparingen is daarmee een belangrijke doelstelling om te zorgen dat we meerjarig binnen de beschikbare budgetten blijven.

Krediet
Tenslotte is bij de budgetaanvraag in 2018 naast een exploitatiebudget een investeringskrediet van € 800.000,- met bijbehorende kapitaallasten gevraagd. Dit krediet dient verhoogd te worden met € 50.000,- naar € 850.000,-. De kapitaallasten van deze verhoging zijn € 10.000,- per jaar. Deze verhoging vangen we op binnen de bestaande budgetten van het programma waardoor dit niet tot een toename leidt van de gevraagde middelen.

2. Overheveling budget centralisatie postregistratie
De invoering van het zaakgericht werken pakken we integraal op voor de 4 organisaties. Het samen organiseren van een gezamenlijke postkamer is de volgende stap voor IDV. Het draagt bij aan het verbeteren van de kwaliteit, het verminderen van de kwetsbaarheid en het verminderen van de kosten. In 2019 is besloten per 1 juli 2020 1,56 fte van de gemeente Geldrop-Mierlo over te dragen naar het team IDV van Dienst Dommelvallei volgens de geldende verdeelsleutel.

3. Taakstelling formatie postregistratie
Na volledige invoering van het digitaal zaakgericht werken bij de 4 organisaties realiseren we een bezuiniging op 1 fte ter hoogte van € 52.177,- (schaal 6 periodiek 9) per 1 januari 2022. 

4. Overheveling telefonie budget (GT Connect)
In 2020 gaat de nieuwe telefonie-omgeving voor 4 Dommelvallei-organisaties in productie. De contractbeheerder hiervan is Dienst Dommelvallei. Op basis hiervan gaan de facturen ook naar Dienst Dommelvallei. Om administratieve rompslomp van voorboeken en doorbelasten aan de gemeenten te voorkomen is aan de budgethouders van de gemeenten voorgelegd om de benodigde budgetten voor GT Connect over te hevelen naar de dienst. Gemeente Geldrop-Mierlo en de gemeente Son en Breugel hebben hier mee ingestemd. De gemeente Nuenen staat hier positief tegenover en neemt hier binnenkort een besluit over.

5. Informatiebeleidsplan 
Diverse grote projecten uit het informatiebeleidsplan (hierna: IBP) zijn onder handen. In het verleden is minder besteed aan deze projecten dan begroot. De resterende middelen zitten in de reserves I&A bij de betreffende gemeente, die middelen zijn dit jaar en de komende jaren nodig voor het uitvoeren van de lopende IBP-projecten. Grote projecten, die onder handen zijn, betreffen onder andere de upgrade van Windows en Office, de vernieuwing van de gegevensuitwisseling tussen verschillende softwarepakketten en software gerelateerd aan de invoering van de Omgevingswet. In 2020 gaat het om een bedrag van € 50.000,- in 2021 om € 187.000,- en in 2022 om € 250.000,-.

6. Kapitaallasten inhuur projectleider Omgevingswet 
Voor de inhuur van een projectleider voor de implementatie van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is door de gemeenten € 64.000,- incidenteel beschikbaar gesteld in 2020. De projectleider coördineert in een gezamenlijk project van de drie gemeenten, de implementatie van de VTH-software en de aanschaf en implementatie van de plan- en regelsoftware. De kosten voor de inzet van de projectleider zijn onderdeel van de investering in de software Omgevingswet. De kosten worden dus geactiveerd. De bijbehorende kapitaallasten zijn € 12.800,- voor 5 jaar vanaf 2022. Er ontstaat een mismatch tussen wanneer het geld beschikbaar is en wanneer de kosten komen. 

We adviseren de gemeente het geld dat ze in 2020 beschikbaar hebben (€ 64.000,-) in 2020 te storten in de I&A-reserve bij de gemeente. Dit vergt een raadsbesluit. Vervolgens onttrekken we vanaf 2022 de kapitaallasten aan deze reserve.

7. Functioneel beheer I-burgerzaken
Gemeenten Son en Breugel en Nuenen hebben in de meerjarenbegrotingen vanaf 2020 middelen beschikbaar gesteld voor functioneel beheer I-burgerzaken. 

8. Taakstelling frontoffice
De investering in functioneel beheer leidt binnen de gemeenten Son en Breugel en Nuenen tot efficiency voor de frontoffice.

In de begroting van gemeente Son en Breugel is de voorgestelde taakstelling met 1 jaar vervroegd. Deze verschuiving is in deze begrotingswijziging verwerkt. We informeren later of dit realiseerbaar is.

9. Formatie Handhaving Sociale Zaken
Gemeente Son en Breugel heeft vanaf 2020 structureel middelen beschikbaar voor de formatie handhaving sociale zaken (Soza) van € 14.000,- . 

Met gemeente Nuenen wordt voor de eenmalige middelen (€ 22.000) in 2020 afgesproken dat deze ten laste komen van het beschikbare budget integrale veiligheidsbeleid.

De middelen worden voor het jaar 2020 incidenteel overgeheveld naar Dienst Dommelvallei.

Het structurele financiële vraagstuk dient eerst terug te komen in de begroting 2021 - 2024 van de gemeente Nuenen. Daarna wordt de formatie structureel toegevoegd aan handhaving Sociale Zaken (consulent inkomen) bij Dienst Dommelvallei.

1. Formatie financieel beleid, beheer en advies
Via de 1e begrotingswijziging 2019 is voor fiscaal advies 0,4 fte op schaal 10 als incidenteel voor het jaar 2019 opgenomen met de toezegging dat we hier in 2020 op terug zouden komen. Inmiddels is gebleken dat deze formatie structureel noodzakelijk is. De belastingdienst eist sinds kort bij ieder vraagstuk een goed onderbouwd fiscaal advies. Ook de accountant vraagt steeds meer fiscale stukken in het kader van de accountantscontrole. Een juiste BTW-verantwoording verdient zichzelf terug. Uit een analyse van de administraties van de afgelopen jaren blijkt dat er in de afgelopen 4 jaar voor circa € 175.000,- aan BTW/Bcf te weinig is gedeclareerd. (Hier wordt het DOD nog nader over geïnformeerd.)

In de begroting is beperkt formatie toegekend voor extra werkzaamheden vanwege de wijzigingen in het BBV. Hierbij was het uitgangspunt een minimale variant van kostentoerekening. De accountant heeft inmiddels aangegeven dat de minimale variant niet voldoet op het gebied van toerekenen van ICT-kosten. Hierdoor is er meer werk vanuit de BBV-eisen gekomen.

Daarom stellen wij voor de incidenteel beschikbaar gestelde formatie te continueren en uit te breiden tot 0,5 fte structureel.

Kosten € 38.678,- (0,5 fte schaal 10 periodiek 9).

2. Strategisch organisatieadviseur
De gemeenten zijn volop in beweging. Dit vraagt veel van de organisatie en van de medewerkers. Elk organisatieontwikkeltraject vraagt om specifieke ondersteuning van P&O.

In 2019 is besloten de ondersteuning vanuit P&O te koppelen aan de gemeentespecifieke organisatieontwikkeltrajecten en het samen optrekken in de ontwikkeling niet meer als primair doel te stellen, en zelfs los te laten. Eerder ingeschatte synergievoordelen zijn niet langer realistisch. 

Dit vraagt aanzienlijk meer capaciteit van P&O. In 2019 en de 1e helft van 2020 zijn middelen beschikbaar gesteld voor een tijdelijke uitbreiding van de formatie. Ook is vanuit bestaande formatie extra formatie gecreëerd voor strategisch P&O advies. De vraag van de gemeenten op dit vlak neemt de komende jaren niet af. Het is noodzakelijk de formatie aan te passen aan de vraag. We vragen om een structurele uitbreiding van 0,8 fte (schaal 11 periodiek 9).

3. Werken onder architectuur
Om voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen is het van belang te sturen op de ontwikkeling van het applicatielandschap op basis van informatiearchitectuur. In 2019 zijn middelen beschikbaar gesteld om capaciteit te realiseren om hier vorm en inhoud aan te geven.

De extra adviescapaciteit hebben we ook ingezet op applicatiemanagement met het doel de huidige applicatieportfolio op een zo efficiënt mogelijke manier te exploiteren en door te ontwikkelen. Met name bij de voorbereiding van inkoop van nieuwe software(componenten) is deze impactanalyse van belang. Het afgelopen jaar is veel tijd geïnvesteerd in het opstellen van architectuurplaten en het beschrijven van de belangrijkste gegevenskoppelingen. Dit is een structurele taak.

In de trajecten gegevensknooppunt, de aanbesteding van het nieuwe systeem van de Omgevingswet, maar ook de uitwerkingen van de koppelingen met het zaaksysteem is het werken onder architectuur van essentieel belang.

We stellen voor de incidenteel beschikbare formatie structureel te maken (schaal 10 periodiek 9). De kosten voor 0,5 fte komen op € 38.679,-.

5. Aframing adviseur directie
Om de ambities van de dienst en de gemeenten waar te kunnen maken, vullen wij de formatie van de directie-adviseur niet in. Relevante taken binnen deze functie zijn inmiddels verdeeld onder de MT-leden van de dienst. Hierdoor ontstaat een structurele financiële ruimte van € 76.481,-. Dit bedrag voegen wij toe aan de post onvoorzien. Hierdoor is het niet nodig om extra middelen bij gemeenten te vragen voor de structurele uitbreiding van formatie.

1. Systeembeheercapaciteit informatiebeveiliging
ICT heeft een verantwoordelijkheid om de informatie van de Dommelvallei-organisaties veilig te houden. Hieraan wordt structureel capaciteit besteed. Met de komst van de BIO en de verhoogde aandacht voor informatiebeveiliging is de huidige capaciteit hiervoor onvoldoende. Er staan projecten op stapel die niet binnen de bestaande capaciteit uitgevoerd kunnen worden. Dit zijn maatregelen die genomen moeten worden om te kunnen voldoen aan de BIO en daarmee de beveiliging van de informatie te verhogen. Voorbeelden zijn de werkzaamheden die voortvloeien uit de landelijke aanbesteding GGI-Veilig, beheren van de zakelijke en privé-apparaten, tweestapsverificatie bij cloud-applicaties en het beter ondersteunen van continuïteitsplannen.
Voor deze structurele werkzaamheden is een minimale capaciteitsuitbreiding van 0,5 fte ter hoogte van € 34.860,- nodig.

1. Transitie naar gebruiksoppervlakte (gedeeltelijk IBP)
Gemeenten hebben de verplichting om vanaf 2022 alle WOZ-woningtaxaties te baseren op de gebruiksoppervlakte (GBO). Wanneer de transitie naar gebruiksoppervlakte niet tijdig gerealiseerd wordt geeft de Waarderingskamer geen toestemming voor het versturen van WOZ-beschikkingen. Het niet mogen versturen van WOZ-beschikkingen heeft als gevolg dat de gemeente OZB inkomsten misloopt. Om dit te voorkomen moet uiterlijk in augustus 2021 de gebruiksoppervlakte van alle woningen bepaald zijn. Op basis van recente 3D-modellen is geconstateerd dat de komende 2 jaar van circa 22.000 objecten de oppervlakte gecontroleerd moet worden. Om deze objecten te kunnen controleren is in 2020, 2021 en 2022 in totaal € 515.400,- incidenteel nodig. Daarvan vangen we in totaliteit € 124.900,- aan inhuurkosten op binnen Dienst Dommelvallei. Daarnaast brengen we € 61.700,- ten laste van het IBP. Dit betreft software gerelateerde kosten die worden meegenomen in de eerste bestuursrapportage 2020 van Dienst Dommelvallei.

• Beleidsmakers in verschillende domeinen, met name in het veiligheidsdomein, moeten onevenredig veel inspanning doen om de juiste informatie uit beschikbare data te analyseren en zeker niet alle bruikbare data worden hierin meegenomen. Zij hebben dringend behoefte aan een centraal loket voor ondersteuningsvragen op het gebied van gegevens en rapportages en een expert die kan adviseren bij het oplossen van datavraagstukken.
• Om gegevens beter te kunnen ontsluiten besteedt Dienst Dommelvallei in het kader van het project vernieuwing Gegevensuitwisseling op dit moment o.a. een datawarehouse aan. Een datawarehouse (vaak afgekort tot DWH) is een systeem waarin gegevens van basisregistraties en grote procesapplicaties verzameld worden zodat terugkerende en ad-hocvragen in relatief korte tijd beantwoord kunnen worden (het "handmatig" combineren van data uit verschillende systemen is dan minder vaak nodig). Het datawarehouse is een nieuwe component binnen het applicatielandschap. In het project werken we een voorstel uit voor de beheerorganisatie van dit datawarehouse. (implementatie 2021).

Vooruitlopend op een totale analyse van behoefte en ondersteuningsvragen en de opzet van de beheerorganisatie stellen we voor de formatie van cluster IV incidenteel uit te breiden met 0,5 fte (schaal 9 periodiek 9) kosten hiervoor komen op € 34.860,-.

De in dit document genoemde mutaties hebben het volgende effect op de totale omvang van de begroting 2020 en verder. In paragraaf 2.7 worden de gevolgen per organisatie uitgesplitst in de incidentele en structurele gevolgen:

Voor de gemeenten is het van belang om te weten wat hun totale extra bijdrage is. Op basis van deze 1e begrotingswijziging 2020 stijgen de bijdrage per gemeente als volgt: